Как повысить роль закупок в компании?
В закупках действует правило: "сам себя не похвалишь - найдут, за что поругать".
Работа у нас такая: достижения проходят тихо и незаметно, зато даже самый маленький огрех видят все и сразу.
Каждый в своей работе допускает ошибки, дефекты, что-то забывает, где-то бывает невнимательным, что-то не знает, как сделать. Это нормальная жизнь. 2% брака - вполне качественный процесс. Но только не в закупках. Здесь ошибка, невнимательность и незнание - это сразу срыв, остановка, потери и недовольство вниз по течению и вверх по вертикали.
Негативное запоминается сразу и надолго, позитивное не замечается или очень быстро забывается. Это тоже норма. Так действует инстинкт самосохранения. У функции закупок пока, в общем представлении, довольно второстепенная роль. Хорошо, если воспринимают в качестве поддерживающей функции, но чаще - как вспомогательное подразделение, которое только тратит, но ничего не зарабатывает.
Что необходимо сделать, чтобы изменить такое представление?
Три приёма для изменения отношения к функции закупок
- Заведите привычку регулярно информировать о достижениях (по всем каналам коммуникации - на совещаниях, в интранете, в заводской стенгазете, на встречах с внутренними заказчиками). Пусть у вас будет свой "Рупор поставок" или "Записки закупщика". Обязательный минимум - 2 раза в год. А лучше ежемесячно.Когда начнете рассказывать, то удивитесь, насколько мало знают о процессе закупок ваши коллеги из других подразделений. Многим наша работа кажется простой, даже слишком простой, не требующей ни серьезных знаний, ни особого ума. Начните с "ликбеза" (ликвидация безграмотности).
- Показывайте динамику достижений. Этакие зарубки на дверном косяке - демонстрируйте ваш рост (по экономии, по снижению издержек по процессу, по количеству точно выполненных заявок, по переходу на типовые договоры и отсрочки платежа, по динамике эффективности деятельности поставщиков, по инновациям и т.п.). Это означает, что вы эти показатели обязательно должны измерять. Не измеряешь - не управляешь. KPI (ключевые показатели эффективности) - важный элемент управления закупками.
- Обязательно просите обратную связь и оценку удовлетворенности внутреннего заказчика. Правильно сформулируйте вопросы и не бойтесь негативных отзывов - все равно ругают, зато будете знать, кто и за что. И будет повод обсудить основные препятствия и проблемные зоны, договориться об усовершенствовании межфункционального взаимодействия. Поговорите о проблемах откровенно.
Мы все стремимся усовершенствовать свою деятельность. Это норма. При этом, многие стесняются себя пиарить. И это ошибочный подход. Эти три приёма помогут и вам самим чувствовать ответственность за свою работу и гордиться достижениями. В закупках слишком много рутины и операционки, поэтому требуется взгляд с высоты, чтобы не чувствовать себя белкой в колесе. Такие акценты позволят также сфокусироваться на усовершенствовании процесса и явно повысят степень межфункционального взаимодействия, растопят лёд отношений между подразделениями.
Начните уже сегодня!
