Как обеспечить качество в закупках?
Удивительно, но с качеством мы до сих пор не разобрались. Ни на персональном уровне, ни на уровне бизнеса.
Мэтры закупок говорят:
"Нет смысла покупать роллс-ройс для работы, предназначенной для форда".
В нашей голове автоматом роллс-ройс кажется более качественным. Но если мы выбираем марку для городского такси, то какой автомобиль будет более качественным в этом случае?
Качество - это не про дорого или дешево, не про бренд или неизвестную марку, не про нравится или не нравится. Качество - это соответствие заявленным требованиям (а позднее - и обещаниям продавца). Качество - это про функциональные и эстетические характеристики, необходимые пользователю (потребителю). Нельзя просто купить мясо. Мы хотим шашлык или стейк? Будем делать котлеты или бефстроганов?
Давайте определим точки, где обеспечивается качество.
Спецификация и техническое задание
К сожалению, во многих спецификациях (или технических заданиях) можно увидеть вот это "купи мясо". Далее вступает требование купить по самой низкой цене и в результате покупается мясо, из которого необходимо сделать стейки, а оно подходит, разве что, для котлет. Спецификация - это первая головная боль каждого закупщика фактически. Другая грань спецификации - когда вместо размытого "мясо" так подробно описывают все "прожилки", прямо указывая на конкретного производителя или поставщика, что полностью ограничивают конкуренцию среди поставщиков, хотя необходимое качество есть у многих.
Сроки подачи заявки
Вторая причина для приема таблеток от головной боли - подача заявки на закупку в последний момент, то есть уже завтра надо делать стейк, заявка поступает сегодня, а время выполнения заказа (поиск поставщиков, конкурс, выбор, договор, размещение заказа, время поставки от поставщика) несколько дней. Право слово, иногда закупщиков считают магами и колдунами, которые взмахнут волшебной палочкой и вмиг достанут из шляпы кролика. И если кролик на арене не появляется в тот самый миг, то закупщика забрасывают помидорами. Своевременная (и заблаговременная) подача заявки - это тоже качество, но уже процесса. И правильно оформленная спецификация - это тоже качество. А это значит, что и у того, и у другого должны быть четко обозначенные требования. Эти требования должен определить и заявить закупщик и добиться того, чтобы они выполнялись.
Совокупная стоимость владения и качество
Еще одна грань качества - стоимость владения. Мы можем купить пиджак за 1500 рублей и надеть его один раз, а можем купить пиджак за 25 000 рублей и надеть его 50 раз. Компании редко считают стоимость "носки пиджака". ТСО (совокупная стоимость владения) тоже входит в описание качества.
Репутация и качество
Мы недавно говорили об устойчивых закупках и КСО. Кроме заявленных в спецификации требований закупщику необходимо учесть дополнительные критерии выбора поставщика: соблюдение им норм охраны окружающей среды и труда, соблюдение прав человека, ответственную деловую практику и другие вопросы, важные для устойчивой цепи поставок. В противном случае, даже если "мясо" будет полностью соответствовать спецификации, оно может оказаться "с душком".
Обещания поставщика и качество
При выборе поставщика недостаточно проверить предоставленные образцы "мяса" и просто поверить поставщику на слово. Необходимо убедиться, что все поставки будут соответствовать предоставленному образцу, а для этого надо провести квалификацию поставщика и убедиться, что все процессы в его организации, включая закупки, производство, хранение и транспортировку не допускают возможности возникновения дефекта. Предоставленные поставщиком сертификаты лишь подчеркивают, что он старается работать над качеством, но не гарантируют, что система действительно выстроена. Необходим аудит. Чем сложнее продукция, чем выше риски, тем важнее процедуры аудита.
Деятельность поставщика
"Нет в мире совершенства". Мы все к нему стремимся, но идеала не достигнем никогда. Большинство компаний останавливаются на выборе поставщика и забывают самую главную работу закупщика - управление эффективностью деятельности поставщика. Кратко совсем, что надо сделать: определить критерии оценки деятельности поставщика, внедрить механизм оценки, определить систему обратной связи и стимулирования поставщика совершенствовать свою работу. Чаще всего закупщики либо меняют поставщика, если он не устраивает, либо мирятся с уровнем поставок. Постоянная замена поставщика - это сродни поиску "святого Грааля". На каждом рынке существуют определенные отраслевые стандарты и почти у всех поставщиков примерно одинаковое качество. Получается, что мы "меняем шило на мыло".
Резюме
Итак, у нас есть качество товара - это конкретные функциональные характеристики, которые необходимы для выполнения конкретной задачи. По этим характеристикам выбирается товар и поставщик для закупки, по этим же характеристикам оценивается качество поставляемого товара.
И у нас есть качество процесса, требования к которому тоже необходимо определить.
Как составляется спецификация, когда она подается, как превращается в критерии выбора товара и поставщика, как передается поставщику, как транслируется в договор, как определяются требования к процессу поставки и проверке качества, как оценивается деятельность поставщика, как мы будем работать с поставщиком для повышения уровня качества.
Где начинается качество?
Качество стартует в момент определения потребности и документируется в виде спецификации или ТЗ. Если проанализировать большинство проблем с качеством, то треть связана с неправильной спецификацией, треть - с неправильным выбором поставщика, а последняя треть - с отсутствием какой-либо работы по повышению эффективности деятельности поставщика.
Согласны с таким определением качества?
Как добиться правильного и своевременного составления ТЗ и спецификации?
Маленькую фишку раскрываю закупщикам для пользы дела.
Если у вас постоянная проблема со спецификациями и ТЗ (техническое задание), то ведите учет и оценку по следующим критериям:
- Спецификация была принята с первого раза и соответствует всем критериям;
- Спецификация была подана вовремя.
Можно добавить еще один критерий - последующие поставки показали точность спецификации (это когда всё поставили в соответствии с требованиями, а оказалось, что требовалось что-то другое).
И эту оценку регулярно передавайте внутреннему заказчику в виде обратной связи. У нас принято уже проводить оценку удовлетворенности внутреннего заказчика, но верно и делать обратное - давать оценку качеству определения и планирования потребности.
Для такой оценки необходимо, разумеется, сначала провести большую работу по определению критериев спецификации и ТЗ. Делается совместно с потребителями/заказчиками. Формируется шаблон и критерии оценки. Спецификация должна быть четкой, достаточной, ясной и конкурентной (не ограничивающей конкуренции среди поставщиков и дающей возможность найти более достойные аналоги).
Кроме того, отдел закупок должен четко определить сроки подачи внутренней заявки, которые зависят от времени, необходимого на поиск поставщиков, организацию тендера, заключение договора, сроков производства и поставки продукции. Обратите внимание и на раннее привлечение закупок к разработкам - договоритесь с заказчиками, чтобы информацию о будущей потребности передавали в закупки как можно раньше, чтобы специалисты по закупкам успели исследовать рынок и были готовы выполнить заявку быстро к моменту её подачи.
Пример из жизни
Сделали замер за квартал в одной компании. Получился коэффициент 0,87. Этот коэффициент показывает, что 147 заявок в этой компании были отправлены на доработку или поданы с нарушением сроков.
Что стоит за этими цифрами? Авральная работа, срочные закупки по цене, выше рыночной, задержки выполнения заказов для клиентов компании, формирование дополнительных запасов - на всякий случай, невозможность сделать нормальный анализ рыночных предложений, потери.
Обратная связь вызвала серьезный разговор и хорошую работу по процессу планирования потребности.
Бонус внимательному читателю
И еще один лайфхак - моментальная обратная связь по качеству спецификации. Метод оценки - взвешенные баллы по определенным критериям. Подают спецификацию, а вы тут же даёте обратную связь по её качеству. Очень стимулирует и структурирует последующий разговор по уточнению, а получившим "отлично" приятно. Но главное - будет постоянный фокус на правильном и своевременном формировании спецификации.
Такой подход снизит количество авралов и ошибок в два раза точно!
Внедрите уже сегодня!
