Ваш браузер устарел. Рекомендуем обновить его до последней версии.

Управление рисками поставок и управление договорами

Опубликовано 16.07.2019

Сегодня поговорим об управлении рисками в поставках.

В статье ответим на следующие вопросы:

  • Какие риски существуют в поставках?
  • Какие мероприятия снижают риски поставок?
  • Что входит в систему управления рисками поставок?
  • Какие виды и условия договора снизят риски поставок?
  • Что входит в модель управления договорами?

Какие риски существуют в поставках?

Риск – это потенциальная, измеримая возможность наступления неблагоприятных ситуаций и связанных с ними последствий в виде потерь, ущерба, убытков (например, остановка производства, невыполнение обязательств перед клиентами, увеличение расходов, упущенные возможности получения прибыли) в ситуации неопределенности.

Цепи поставок представляют собой зону повышенного риска из-за большого количества участников цепи поставок. 

Рассмотрим четыре основных категории рисков поставок:

  • Риск существенного изменения цены (более 3-5%, как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения);
  • Риск изменения качества (дефекты, снижение качества готовой продукции или её компонентов, изменение спецификации);
  • Риск нарушения потока товаров и услуг (не только по срыву сроков поставок, но и по комплектации, пересортице, отсутствию необходимых документов и сертификатов, неверных штрих-кодов и т.п., включая отказ контрагента от дальнейшей деятельности);
  • Репутационный риск (влияние на репутацию в глазах клиентов и потребителей, от использования товаров с применением детского труда и нарушением экологии до потери клиентов из-за неисполнения обязательств).

Категории рисков поставокКатегории рисков поставок 

Определите все возможные риски поставок. Основой для определения рисков будет история поставок данного товара (материала, услуги), история работы с поставщиками, а также данные по анализу рынка снабжения и PESTLE-анализ. Обратите внимание не только на официальные претензии, но и на незначительные сбои в поставках, быстро осуществленные замены и т.п. Подобного рода незначительные, на первый взгляд, ситуации являются предвестниками большой проблемы и сигналом для более внимательного отношения. Обязательно вносите информацию о таких ситуациях в Карточку поставщика в вашей Базе поставщиков.

Составьте перечень рисков, проранжируйте по степени критичности и влиянию на производство, по возможным финансовым потерям и упущенной выгоде, по степени вероятности наступления риска и оцените управляемость риска.

 

Какие мероприятия снижают риски поставок?

Для определения мероприятий применим диаграмму «галстук-бабочка». Вы можете использовать мозговой штурм и опрос экспертов по оценочным листам.

Диаграмма галстук-бабочка для определения предотвращающих, уменьшающих и восстанавливающих мерДиаграмма галстук-бабочка для определения предотвращающих, уменьшающих и восстанавливающих мер

Из вашего списка рисков выбирайте по одному риску и определяйте предотвращающие наступление риска меры, уменьшающие влияние наступившего риска меры и восстанавливающие меры. 

Пример мероприятий по снижению риска

 Пример мероприятий по управлению рисками поставок

В результате такой работы у вас возникнет план корректирующих и предотвращающих мер. При этом мы понимаем, что увеличивать срок выполнения заказа для клиента или увеличивать товарный запас - это новые риски и дополнительные расходы, как и срочная закупка по любой цене. Никакие штрафы не покроют реальные потери. Именно поэтому акцент надо делать на предотвращающих мерах, которые требуют системного подхода к организации процесса закупок и к созданию системы управления эффективностью деятельности поставщиков.

 

Что входит в систему управления рисками поставок?

Управление рисками поставок – процесс выявления рисков, связанных с поставщиками, и создание условий по предотвращению сбоев процессов, зависящих от поставщиков.

Система управления рисками поставок включает в себя:

  • Идентификацию и оценку рисков;
  • Непрерывную идентификацию рисков;
  • Создание договоров с контрагентами с включением вопросов предотвращения рисков и ответственности за невыполнение обязательств;
  • Создание процедур управления рисками;
  • Разработку плана корректирующих и предотвращающих мер;
  • Создание механизма мониторинга рисков;
  • Формирование команды управления рисками, способную  самостоятельно выполнять и совершенствовать систему управления рисками поставок.

Какие виды и условия договора снизят риски поставок?

Отдельно хочется отметить виды и условия договоров. 

Вы должны определить применяемые виды и типы договоров, описать порядок определения цены на товар (материал, услугу), определить основные условия существующих договоров, основные направления заключения договоров, критичные условия, содержащиеся в договорах, условия смены контрагента.

В договоре может быть указана следующая информация:

-      Предпочтительный вид заключаемых договоров: долгосрочный, среднесрочный, краткосрочный или разовый, обоснование такого выбора;

-      Целесообразность использования долгосрочного договора;

-      Использование типового договора (стандартные сроки и условия);

-      Основные пункты, которые должны быть отражены в стандартных сроках и условиях (такие как досрочное прекращение, подготовка кадров, гарантированный уровень технологии или инвестиций);

 

Какие вопросы должны быть включены в договор для предотвращения рисков и соблюдения обязательств по договору:

-      Выплата неустойки;

-      Договорные гарантии;

-      Гарантии компании-учредителя и/или банка;

-      Переход собственности и рисков;

-      Поэтапная разбивка платежей, связанная с этапами выполнения обязательств.

-      Стратегия прекращения договора в случае если:

  • Условия договора становятся неконкурентными на рынке;
  • Контрагент не выполняет обязательств;
  • Контрагент не соблюдает график;
  • Конкуренция возникает в связи с революционным технологическим решением;
  • Сокращение объема потребности по сравнению с тем, что было предусмотрено договором по инициативе вашей компании и в связи с изменениями потребности;
  • Выполнение программы задерживается.

-      Последствия для контрагента в случае досрочного прекращения договора;

-      Расходы и риски связанные со сменой поставщика (в случае досрочного прекращения действия договора).

 

Дополнительные договорные условия 

В отношении закупки необходимо рассмотреть и учесть следующие вопросы:

-      Сроки и условия доставки, складирования и хранения,

-      Требования к упаковке,

-      Условия страхования на период перевозки,

-      Доступность у поставщика требуемых запасных частей,

-      Условия и сроки технического обслуживания,

-      Налоги и сборы,

-      Международные коммерческие условия,

-      Условия монтажа, шефмонтажа и пуско-наладки,

-      Гарантия на период отправки, доставки или монтажа,

-      другое.

 

Модель управления договорами

Проверьте вашу модель управления договорами. В нее должны быть включены следующие составляющие:

  1. Создание договора (Типовой договор или договор поставщика, насколько нужно изменить договор, чтобы снизить риски);
  2. Управление продуктивностью договора (Насколько эффективны используемые договорные условия, внесение KPI в договор, применение Единой базы договоров и отчетности);
  3. Управление изменениями (Каким образом вносятся изменения в договор, Как происходит пролонгация, Как заключаются дополнительные соглашения);
  4. Управление закрытием договора (Какие процедуры необходимо инициировать до или после закрытия договора, Какие обязательства должны выполнить стороны по работе с конфиденциальной информацией).

Мы с вами рассмотрели основы управления рисками поставок: категории рисков поставок, составление плана корректирующих и предотвращающих мер с применением диаграммы «галстук-бабочка», элементы системы управления рисками поставок, основы управления договорами.

Грамотный подход к идентификации рисков и формированию системы управления рисками поставок позволит вашей компании серьезно снизить издержки по процессам, сократить потери и уменьшить расходы, связанные с нарушением обязательств со стороны поставщиков и с их способностью осуществлять производство и поставки.

При подготовке статьи использованы материалы тренингов Натальи Уразовой.

Приходите на открытые семинары и тренинги по закупкам (выбрать тренинг в расписании)

Хотите получать статьи, новости и информацию о мероприятиях по закупкам?

Корпоративные программы обучения

Ближайшие семинары и тренинги по закупкам

Для производственных компаний

23-25 октября "Категорийный менеджмент в снабжении производства"

20-22 ноября "Переговоры с поставщиками"

18-20 декабря "Управление отделом закупок. Настройка эффективной работы"

09-11 декабря "Управление эффективностью деятельности поставщиков"

 

Для торговых компаний (ведет Людмила Веремей)

28-29 ноября "Точные закупки

31 октября - 01 ноября "Управление товарными запасами"

Хотите получать статьи, новости и информацию о мероприятиях по закупкам?

Среди клиентов:

Обучение отдела закупок

 

Расписание тренингов

 

Блог Натальи Уразовой