- Риск существенного изменения цены (более 3-5%, как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения);
- Риск изменения качества (дефекты, снижение качества готовой продукции или её компонентов, изменение спецификации);
- Риск нарушения потока товаров и услуг (не только по срыву сроков поставок, но и по комплектации, пересортице, отсутствию необходимых документов и сертификатов, неверных штрих-кодов и т.п., включая отказ контрагента от дальнейшей деятельности);
- Репутационный риск (влияние на репутацию в глазах клиентов и потребителей, от использования товаров с применением детского труда и нарушением экологии до потери клиентов из-за неисполнения обязательств);
- пандемия нам добавила еще один очень серьезный риск - существенное изменение спроса в кратчайшие сроки, на что цепь поставок не может быстро отреагировать.
Категории рисков поставок
Определите все возможные риски поставок. Основой для определения рисков будет история поставок данного товара (материала, услуги), история работы с поставщиками, а также данные по анализу рынка снабжения и PESTLE-анализ. Обратите внимание не только на официальные претензии, но и на незначительные сбои в поставках, быстро осуществленные замены и т.п. Подобного рода незначительные, на первый взгляд, ситуации являются предвестниками большой проблемы и сигналом для более внимательного отношения. Обязательно вносите информацию о таких ситуациях в Карточку поставщика в вашей Базе поставщиков.
Риски можно спрогнозировать на основании сценариев: пессимистичный, реалистичный и оптимистичный. Я бы реалистичный сценарий в некоторых случаях разбила еще на 2: умеренно пессимистичный и умеренно оптимистичный. В пессимистичном сценарии моделируем экстремальные изменения спроса и предложения, а в оптимистичном - максимальные возможности. И уже по сценариям можно определять риски.
Составьте перечень рисков, проранжируйте по степени критичности и влиянию на производство, по возможным финансовым потерям и упущенной выгоде, по степени вероятности наступления риска и оцените управляемость риска.
В результате у вас получится карта рисков, с оценкой степени влияния на бизнес и вероятностью возникновения.
Карту рисков уместно повесить на доске и переклеивать, добавлять или убирать стикеры в зависимости от текущей ситуации и прогнозов.
В сложных для компании и/или рынка ситуациях создается специальный штаб по управлению рискам - этакий нервный центр анализа и принятия решений. Прогнозирование рисков позволяет предусмотреть стратегию и тактику управления закупкам, запасами и взаимодействие с поставщиками.
Какие мероприятия снижают риски поставок?
Идентификация и контроль рисков помогает найти способы реагирования на выявленные и оценённые риски. Как мы можем реагировать на риски и управлять ими? Мы можем избегать рисков, предотвращать их, переносить риски на поставщиков или диверсифицировать между участниками, страховать или хеджировать риски, смягчать, минимизировать или принимать их. Риски бывают не только негативными: иногда возникают ситуации, когда резко возрастает спрос и "выстреливает" проект. Для поставок это тоже риск и нужно подготовиться к эксплуатации такого риска.
При идентификации рисков важно понимать, что есть внутренние операционные риски и их можно предотвратить, есть внутренние стратегические риски - компания берет на себя такой риск для роста и развития, а есть внешние - рыночные и геополитические - риски. Способы и методы управления такими рисками будут разными.
Для определения мероприятий применим диаграмму «галстук-бабочка». Вы можете использовать мозговой штурм и опрос экспертов по оценочным листам.
Диаграмма галстук-бабочка для определения предотвращающих, уменьшающих и восстанавливающих мер
Из вашего списка рисков выбирайте по одному риску и определяйте предотвращающие наступление риска меры, уменьшающие влияние наступившего риска меры и восстанавливающие меры.
Пример мероприятий по снижению риска
В результате такой работы у вас возникнет план корректирующих и предотвращающих мер. При этом мы понимаем, что увеличивать срок выполнения заказа для клиента или увеличивать товарный запас - это новые риски и дополнительные расходы, как и срочная закупка по любой цене. Никакие штрафы не покроют реальные потери. Именно поэтому акцент надо делать на предотвращающих мерах, которые требуют системного подхода к организации процесса закупок и к созданию системы управления эффективностью деятельности поставщиков.
Хотите узнать больше?
На тренинге "Категорийный менеджмент в закупках" изучаем все необходимые инструменты для разработки категорийной стратегии.
Что входит в систему управления рисками поставок?
Управление рисками поставок – процесс выявления рисков, связанных с поставщиками, и создание условий по предотвращению сбоев процессов, зависящих от поставщиков.
Система управления рисками поставок включает в себя:
- Идентификацию и оценку рисков;
- Непрерывную идентификацию рисков;
- Создание договоров с контрагентами с включением вопросов предотвращения рисков и ответственности за невыполнение обязательств;
- Создание процедур управления рисками;
- Разработку плана корректирующих и предотвращающих мер;
- Создание механизма мониторинга рисков;
- Формирование команды управления рисками, способную самостоятельно выполнять и совершенствовать систему управления рисками поставок.
Какие виды и условия договора снизят риски поставок?
Отдельно хочется отметить виды и условия договоров.
Вы должны определить применяемые виды и типы договоров, описать порядок определения цены на товар (материал, услугу), определить основные условия существующих договоров, основные направления заключения договоров, критичные условия, содержащиеся в договорах, условия смены контрагента.
В договоре может быть указана следующая информация:
- Предпочтительный вид заключаемых договоров: долгосрочный, среднесрочный, краткосрочный или разовый, обоснование такого выбора;
- Целесообразность использования долгосрочного договора;
- Использование типового договора (стандартные сроки и условия);
- Основные пункты, которые должны быть отражены в стандартных сроках и условиях (такие как досрочное прекращение, подготовка кадров, гарантированный уровень технологии или инвестиций);
Какие типы контрактов используются по видам ценообразования?
1. Фиксированная цена:
а) фиксированная цена на определенный объем и период;
б) фиксированная цена с поощрением с обозначением максимальной цены, целевой стоимости и прибыли, разделением долей;
в) фиксированная цена с корректировкой в связи с изменениями конъюнктуры рынка;
2. Возмещение затрат:
а) Стоимость + % от стоимости
б) Стоимость + фиксированная комиссия
в) Фактические затраты с верхним пределом + вознаграждение при выполнении стандартов и требований;
г) Фактические затраты с верхним пределом + поощрение при достижении определенных целей;
3. Время и материалы:
Гибрид фиксации цены и возмещения затрат, когда трудно составить конкретное техническое задание, - ставим лимит времени и стоимости.
Какие вопросы должны быть включены в договор для предотвращения рисков и соблюдения обязательств по договору:
- Выплата неустойки;
- Договорные гарантии;
- Гарантии компании-учредителя и/или банка;
- Переход собственности и рисков;
- Поэтапная разбивка платежей, связанная с этапами выполнения обязательств.
- Стратегия прекращения договора в случае если:
- Условия договора становятся неконкурентными на рынке;
- Контрагент не выполняет обязательств;
- Контрагент не соблюдает график;
- Конкуренция возникает в связи с революционным технологическим решением;
- Сокращение объема потребности по сравнению с тем, что было предусмотрено договором по инициативе вашей компании и в связи с изменениями потребности;
- Выполнение программы задерживается.
- Последствия для контрагента в случае досрочного прекращения договора;
- Расходы и риски связанные со сменой поставщика (в случае досрочного прекращения действия договора).
Дополнительные договорные условия
В отношении закупки необходимо рассмотреть и учесть следующие вопросы:
- Сроки и условия доставки, складирования и хранения,
- Требования к упаковке,
- Условия страхования на период перевозки,
- Доступность у поставщика требуемых запасных частей,
- Условия и сроки технического обслуживания,
- Налоги и сборы,
- Международные коммерческие условия,
- Условия монтажа, шефмонтажа и пуско-наладки,
- Гарантия на период отправки, доставки или монтажа,
- другое.
Модель управления договорами
Проверьте вашу модель управления договорами. В нее должны быть включены следующие составляющие:
- Создание договора (Типовой договор или договор поставщика, насколько нужно изменить договор, чтобы снизить риски);
- Управление продуктивностью договора (Насколько эффективны используемые договорные условия, внесение KPI в договор, применение Единой базы договоров и отчетности);
- Управление изменениями (Каким образом вносятся изменения в договор, Как происходит пролонгация, Как заключаются дополнительные соглашения);
- Управление закрытием договора (Какие процедуры необходимо инициировать до или после закрытия договора, Какие обязательства должны выполнить стороны по работе с конфиденциальной информацией).
Мы с вами рассмотрели основы управления рисками поставок: категории рисков поставок, составление плана корректирующих и предотвращающих мер с применением диаграммы «галстук-бабочка», элементы системы управления рисками поставок, основы управления договорами.
Грамотный подход к идентификации рисков и формированию системы управления рисками поставок позволит вашей компании серьезно снизить издержки по процессам, сократить потери и уменьшить расходы, связанные с нарушением обязательств со стороны поставщиков и с их способностью осуществлять производство и поставки.
При подготовке статьи использованы материалы тренингов Натальи Уразовой.
Приходите на открытые семинары и тренинги по закупкам (выбрать тренинг в расписании)
