Плати за печать, а не за закупку принтеров, МФУ, картриджей, обслуживание, покупку бумаги и т.д. Поставщик может заниматься всеми этими операциями, а компания в конце месяца заплатит только за количество отпечатанных страниц. Уйма головной боли по поиску поставщиков на каждый материал или услугу, проведение тендеров, размещение заказов, поддержание в рабочем состоянии и т.п. теперь позади.
«Внешний завхоз». Посмотрите, сколько в вашей номенклатуре канцелярских товаров, офисных принадлежностей, бумаги для печати, расходных материалов, бытовой химии, чая, кофе и стаканчиков? А сколько поставщиков, поставляющих все эти группы? А сколько операций по закупке? Поставщики давно уже предоставляют услугу по обеспечению офиса всем необходимым, включая комплектацию и доставку конкретно в место пользования конечному потребителю, а не на склад; необходимыми сейчас объемами, а не про запас; управлению спросом по утвержденному каталогу, а не по желанию пользоваться этакой ручкой; администрированию потребности, а не срочной закупке.
Отдай запчасть профессионалу. Производитель передал закупку запчастей и расходных материалов в руки внешнего поставщика. Объединив объемы с объемами других своих клиентов, поставщик смог получить гораздо более выгодные цены и предложить цены на 10–15 процентов ниже. Доверив управление запасами поставщику, компания снизила затраты на запасы на 40–60 процентов. Аналогичная экономия была достигнута и в области снижения сложности спецификации и унификации. Поскольку партнер по аутсорсингу уже работал на другие компании с аналогичным спросом, стало возможным использовать на 30-50% меньше материалов, но с лучшими характеристиками.
Зачем отдавать на аутсорсинг то, что можно сделать самому?
Итак, основные цели аутсорсинга:
- Снизить издержки по процессу
- Снизить затраты
- Повысить качество закупаемых МТУ и качество процесса
- Освободить время для более важных закупок
Три вопроса аутсорсинга функции закупок
Прежде чем сделать шаг к закупкам на аутсорсинге, необходимо ответить на три основных вопроса:
- Какие группы материалов и услуг подходят для заключения договоров с партнерами по аутсорсингу?
К ним относятся материалы и услуги, используемые большим количеством компаний в широком спектре отраслей. Классический пример - эксплуатационные материалы и услуги. Высокие издержки по процессу, малые объемы закупок, большое количество поставщиков, простая спецификация - некритичные материалы (по матрице Кралича, см.рис) В случае этих товаров закупки обычно имеют незначительное ценовое влияние из-за малого объема, которые необходимо покупать, в то время как на этом высококонкурентном рынке есть множество поставщиков и дилеров. Объединив объемы для всех своих клиентов, партнеры по аутсорсингу могут получить значительно лучшие условия от поставщиков. В то же время производственные затраты оптимизируются, потому что больше нет необходимости генерировать и обслуживать заказы на очень небольшие объемы, но на очень длинный список материалов, товаров и услуг (МТУ).
Матрица Кралича и цели закупок некритичных материалов
- Какие услуги предоставляют сейчас и какие ожидаются?
Аутсорсинговые партнеры предлагают компаниям полный спектр действий по транзакциям: заказ материалов, сравнение счетов-фактур с заказами, оплата поставщикам, оптимальное использование контрактов и выборочных закупок, администрирование (консигнация) запасов, управление запасами, управление спросом, стандартизация и администрирование основных данных, в том числе такие стратегические вопросы, как определение источников финансирования и внедрение оптимизации затрат.
- Кто из поставщиков готов, заинтересован и способен взять закупки на аутсорсинг?
В России пока еще слабо развит рынок аутсорсинга закупок. Во многих случаях придется самим создавать таких поставщиков из тех, кто проявил готовность и показал свою надежность. Компании же - пионеры аутсорсинга закупок пока наталкиваются на большой скепсис и непонимание, зачем кому-то передавать, если можно сделать самому. Частенько сравнивают цены на конкретный товар и не считают совокупную стоимость владения и стоимость издержек по процессам. Проведите полные расчеты, оцените выгоду, проверьте компетентность и способность заинтересованных поставщиков. Здесь мы говорим о некритичных для компании МТУ, но в случае аутсорсинга стоит провести аудит поставщиков, чтобы быть уверенным в его способности.
Четыре этапа аутсорсинга функции закупок
Аутсорсинг функции закупок или, по крайней мере, ее частей, готовится и реализуется в четыре этапа:
- Первый шаг - оценить варианты аутсорсинга.
Внутренние затраты на персонал при закупках и дополнительные затраты на обработку данных, происходящих вне закупок, должны быть определены и сопоставлены с затратами внешних поставщиков услуг по закупкам. С другой стороны, потенциал для минимизации затрат на покупку в обоих вариантах определяется. Внутренний потенциал должен основываться на исторических данных, в то время как внешний потенциал определяется непосредственно потенциальным поставщиком. (Из-за эффектов объединения и, как следствие, значительно более высокой мощности спроса, внешний потенциал обычно выше.) Затем можно создать экономическое обоснование для оценки целесообразности аутсорсинга. Решение об аутсорсинге должно требовать одобрения высшего руководства.
- Следующим шагом является определение модели аутсорсинга.
Это включает в себя подготовку сервисного соглашения с целями, ролями и обязанностями, а также описание процесса покупки.
- Процесс закупок передается в руки внешнего поставщика.
Обмен данными здесь очень важный вопрос. Данные о материале, требования, информация о поставщиках и спецификации для доставки также передаются. Во время реализации все контракты заключаются заново. В случае с несколькими группами внедрение обычно происходит в течение 12-18 месяцев.
- Введение постоянного контроля внешнего провайдера.
Должен быть создан механизм, который позволяет непрерывно измерять производительность и разрешать конфликты как можно быстрее.
Помимо четкого определения распределения функций между внутренними и внешними службами, еще одним критическим фактором успеха для аутсорсинга закупок является четкое определение объема услуг, которые должен выполнять внешний поставщик. И обязательно должно быть подписано SLA (соглашение об уровне сервиса) и OLA (соглашение об уровне операций).
Мы разобрали с вами определение аутсорсинга, рассмотрели несколько примеров аутсорсинга, подумали над вопросами что и кому передавать, раскрыли этапы передачи на аутсорсинг.
Благодаря аутсорсингу закупок, компания может участвовать в гораздо большем спросе партнера по аутсорсингу с более низкими ценами и более низкими издержками на процесс, а также может минимизировать свои бизнес-риски. Кроме того, аутсорсинг позволяет закупкам сосредоточиться на стратегических вопросах. Освободите время для важного!
Источники:
- The Purchasing Chessboard/ C.Schun, R.Kromoser, M.Strohmer, R.Perez, A.Triplat
- Материалы тренинга Натальи Уразовой "Управление поставщиками. Управление эффективностью деятельности поставщиков"
Материал подготовила Наталья Уразова.
Подписаться на рассылку полезных материалов от Натальи Уразовой
Посмотреть расписание открытых тренингов и семинаров
NEW! Тренинг "Управление отделом закупок". Впервые в открытом формате проходит 24-26 июля 2019 г.
