Ваш браузер устарел. Рекомендуем обновить его до последней версии.

Сокращение затрат в закупках возможно?

Опубликовано 11.12.2012

Менеджер по закупкам вынужден лавировать между избытком и дефицитом. Никаких волшебных формул в закупках не существует. Только анализ, наблюдение, трезвый расчет, интуиция и целенаправленные действия по снижению затрат. Зачем закупщику думать о снижении затрат? В конкурентной среде достижение высокой прибыли возможно, если наряду с увеличением продаж происходит снижение себестоимости. И здесь огромную роль играют закупки, потому что на них приходится до 50% и больше всех расходов предприятия. Каждый рубль, сэкономленный в закупках, превращается в прибыль. Для того, чтобы понять, как извлечь прибыль из закупок, необходимо научиться определять затраты и управлять ими.

Давайте для начала рассмотрим общую стоимость закупки:

*       Закупочная цена

*       Объем закупки

*       Условия платежа

*       Надежность поставщика

*       Метод транспортировки

*       Сроки поставки

*       Норма упаковки

*       Качество продукции

*       Качество поставки

*       Расходы на оформление и прохождение заказа

*       Затраты на приемку и раскладку товара

*       Затраты на перемещение внутри предприятия

*       Арендные и коммунальные платежи за склад

*       Страховка и налоги на запас

*       Инвентаризация

*       Утеря, порча и устаревание

*       Альтернативный доход от вложений в запасы

 

Мы видим, что закупочная цена и расходы на доставку и хранение не являются единственными источниками затрат. Можно ли уменьшить расходы по каждому пункту? Безусловно, но потребуется провести детальный анализ. Например, продумываем, как уменьшить закупочные цены. Что покупаем – важный или некритический продукт, серийный или уникальный, есть ли заменители и аналоги, высокорентабельный или фоновый и пр. У кого покупаем – перекупщик или производитель, эксклюзивный договор или на общих основаниях, значимы мы для поставщика или относимся к клиентам категории С, партнерские отношения или оппортунистические, на конкурсной основе или просто так, стремится ли поставщик к качеству и снижению издержек или нет и проч.

 

И так по каждому пункту затрат делаем анализ, сравниваем, ищем варианты оптимизации. Каждый пункт затрат связан с другим: как пример, закупочная цена серьезно зависит от условий платежа – оплата по факту снижает цену и выгоднее в определенных ситуациях, но отсрочка платежа может быть более выгодной, если к моменту возврата дебиторки поставщику мы уже продали товар и получили деньги от клиентов.

 

Давайте определим типы затрат:

*       Переменные затраты – затраты, изменяющиеся в зависимости от объемов производства.

*       Постоянные затраты – все затраты, не зависящие от изменения объемов производства.

*       Прямые затраты – относятся непосредственно на определенный вид продукции/услуг.

*       Косвенные затраты – относящиеся к предприятию в целом.

 

*При определении затрат главное – максимально корректно разнести косвенные (обычно постоянные) затраты на каждый вид продукции. Готовых формул здесь нет, и каждое предприятие само определяет разнесение косвенных затрат.  

Отдельно от прочих затрат хотелось бы выделить косвенную стоимость:

  • Омертвление капитала
  • Расходы на хранение
  • Время и энергия персонала

 Для сокращения косвенной стоимости уместно будет использовать японский подход к снижению затрат – устранение скрытых потерь. К скрытым потерям относятся:

  • Перепроизводство (применительно к закупкам, например, заказ большего количества)
    • Запасы (замораживают капитал, портятся, устаревают и проч.)
    • Дефекты и переделка
    • Излишняя обработка
    • Транспортировка и перемещение материалов
    • Лишние движения
    • Ожидание
    • Нецелевое и/или недостаточное использование ресурсов

 Чтобы сократить затраты, необходимо рассмотреть их буквально «под микроскопом», т.е. разделить на отдельные статьи. Рассмотрим, например, затраты на выполнение заказа:

 Стерлигова АН. Затраты на выполнение заказа

Казалось бы, расходы на подготовку заказа не очень значительны на первый взгляд, но они регулярно повторяются и отнимают много времени у менеджера по закупкам, особенно, если в компании нет четкой технологии работы по поиску поставщика и мониторингу рынка, и накопленная информация не фиксируется. Затраты на размещение заказа рискуют съесть половину рабочего времени, если процедуры размещения заказа у всех поставщиков разные и поставщики не разделены по категориям обычный-стратегический (об этом подробнее на тренинге «Выбор и оценка поставщика»).

 

Рассмотрим другие затраты – затраты на содержание запаса:

 Стерлигова А.Н. Затраты на содержание запасов

 

 Что входит в управление затратами:

 

  • Планирование затрат для обеспечения максимальной разницы между доходами и расходами
  • Предельное сокращение затрат в процессе закупок, хранения, переработки и поставок потребителю
  • Планирование инвестиций
  • Поддержание достигнутого уровня себестоимости

 

Шаги по снижению затрат

И в заключение несколько общих советов по снижению затрат.

  1. Учитывайте затраты и их станет меньше. Иногда можно сократить расходы, просто начав их учитывать и анализировать.
  2. Сделайте сотрудников своими единомышленниками. Объясните сотрудникам необходимость снижения расходов. Дайте им понять, что цените их предложения по экономии средств.
  3. Классифицируйте свои затраты по степени зависимости от уровня деятельности организации. Ведите учет постоянных и переменных затрат.
  4. Классифицируйте затраты в зависимости от того, насколько легко их можно корректировать, используя альтернативные решения.
  5. Отслеживайте не только структуру затрат, но и причины возникновения этих затрат в компании. Это поможет Вам предпринять необходимые действия непосредственно по ликвидации причин нежелательного роста затрат.
  6. Определите скрытые потери в закупках и освойте бережливое мышление.
  7. Не просто подсчитывайте свои затраты, управляйте ими.

Три первых шага на пути снижения затрат:

  1. Классифицируйте ваши затраты по заранее обозначенным категориям. Например затраты на материалы, оплату труда, прямые производственные затраты, общехозяйственные расходы и т.д.
  2. Сосредоточившись на наиболее значительных затратах, определите какие затраты должны быть скорректированы.
  3. Спланируйте и осуществите снижение затрат.

При подготовк статьи использовались материалы тренингов:

Наталья Уразова "Управление закупками"

Алла Стерлигова "Управление товарными запасами"

Александр Шмелев "Финансы для закупщиков"

Опубликовать в социальных сетях

Среди клиентов:

Обучение отдела закупок

 

 Тренинги по закупкам >>>

Расписание тренингов

 

 Выбрать тренинг по закупкам 2016 >>>

Блог Натальи Уразовой

 

Заметки о закупках >>>