Запросы цен, информации, коммерческих предложений, решений (RFx-запросы)

Запросы RFx

1. Запрос о расценках (request for quotation, RFQ)
2. Запрос о предложениях (request for proposal, RFP)
3. Запрос об участии в торгах (request for bid, RFB)
4. Запрос на дополнительные сведения (request for unformation, RFI)
5. Запрос решения ( request for solution, RFS)

1. RFQ – Request for Quotation (Запрос цен / расценок)

Определение:
Документ, который покупатель направляет поставщикам для получения информации о цене и наличии конкретного товара или услуги. Не является офертой.

Когда использовать:

• Требования чётко определены (спецификация, количество, сроки).

• Цена — главный критерий выбора.

• Нет действующих поставщиков, но рынок понятен.

• Стоимость закупки высокая, нужно сравнить минимум 3 коммерческих предложения.

Пример:

Компания ищет 100 ноутбуков с конкретными характеристиками (процессор, ОЗУ, SSD). Рассылает RFQ трём поставщикам: «Укажите цену за единицу, срок поставки, гарантию».

Дополнение:
RFQ часто используют в госзакупках (котировки) и на производстве для стандартной продукции.

2. RFI – Request for Information (Запрос информации)

Определение:
Запрос, направленный на сбор общих сведений о возможностях поставщиков, рынке, продуктах или технологиях. Предшествует RFQ или RFP.

Когда использовать:

• Недостаточно информации о рынке или продукте.

• Нужно понять, какие решения вообще существуют.

• Компания только формирует требования.

• Преждевременно запрашивать цены или предложения.

Пример:

Завод хочет внедрить систему учёта энергии, но не знает, какие технологии доступны. Рассылает RFI: «Какие решения предлагаете? Опыт внедрения? Примерная архитектура?»

Дополнение:
RFI помогает сократить круг поставщиков перед более детальными запросами.

3. RFP – Request for Proposal (Запрос коммерческого предложения)

Определение:
Запрос, в котором покупатель описывает проблему или потребность, а поставщики предлагают способ её решения, включая цену, сроки, методологию.

Когда использовать:

• Сложный продукт или услуга (IT-система, консалтинг, R&D).

• Важна не только цена, но и подход, инновации, квалификация.

• Требуется частичная или полная разработка под заказ.

• Переговоры важнее простого сравнения цен.

Пример:

Банк ищет подрядчика для разработки мобильного приложения. В RFP описывает: цели, аудиторию, интеграции, требования к безопасности. Поставщики предлагают решение, стек технологий, команду, план и бюджет.

Дополнение:
RFP оценивается по совокупности критериев: цена + качество + опыт + инновации.

4. RFS – Request for Solution (Запрос решения)

Определение:
Открытый запрос, в котором заказчик описывает бизнес-цели, контекст, ограничения и риски, а поставщики предлагают любое решение, способное достичь этих целей. Максимально гибкий формат.

Когда использовать:

• Нет готового понимания, каким должно быть решение.

• Нужны инновации и новые подходы.

• Допустимы разные варианты: технические, организационные, бизнес-модели.

• Заказчик готов к нестандартным предложениям.

Пример:

Логистическая компания ставит цель: «Сократить время простоя на складе на 30%». В RFS описывает объёмы, загрузку, инфраструктуру. Поставщики могут предложить: роботизацию, смену планировки, WMS-систему, аутсорсинг — любой вариант.

Дополнение:
RFS ближе к инновационному партнёрству, чем к закупке. Часто используется в стартапах, венчурных проектах, программах акселерации.

Сравнительная таблица (дополнение)

Чек-лист: какой RFx-запрос выбрать?

Пройдите последовательно по вопросам. Отмечайте «Да» в каждом разделе — подходящий тип запроса будет в конце раздела.

RFI (Request for Information)

Используйте, если вы ещё не знаете, что именно хотите купить, и изучаете рынок.

• У нас нет чёткого понимания, какие решения существуют на рынке.

• Мы не можем описать точные технические требования к продукту / услуге.

• Нам нужно узнать возможности поставщиков, их опыт, стандартные подходы.

• Мы хотим сократить список потенциальных поставщиков для будущих запросов.

• Преждевременно запрашивать цены или детальные предложения.

✅ Если отмечено 3+ пунктов → начинайте с RFI.

RFQ (Request for Quotation)

Используйте, если требования чёткие, а главное — цена и наличие.

• Товар или услуга стандартные (есть точная спецификация, модель, артикул).

• Объём, сроки и условия поставки известны и не требуют доработки.

• Главный критерий выбора — цена (или цена + срок поставки).

• Нам не нужна разработка под заказ или инновации.

• Мы готовы сравнить минимум 3 коммерческих предложения.

✅ Если отмечено 4+ пунктов → используйте RFQ.

RFP (Request for Proposal)

Используйте, если нужна разработка под заказ или важна методология.

• Продукт / услуга сложные (IT-система, исследования, консалтинг, интеграция).

• У нас есть описание потребности или проблемы, но нет готового решения.

• Цена важна, но не единственный критерий (оцениваем подход, опыт, команду).

• Поставщик должен будет частично или полностью разработать решение под нас.

• Мы готовы вести переговоры и оценивать несколько аспектов предложения.

✅ Если отмечено 3+ пунктов → выбирайте RFP.

RFS (Request for Solution)

Используйте, если нужны инновации и вы открыты к любым способам достижения цели.

• У нас есть бизнес-цель, а не техническое задание.

• Мы допускаем разные варианты решения (технологические, организационные, бизнес-модели).

• Готовы к нестандартным предложениям и экспериментальным подходам.

• Важна инновационность, а не только цена или сроки.

• Мы не ограничиваем поставщика жёсткими требованиями к решению.

✅ Если отмечено 3+ пунктов → используйте RFS.

Итоговая матрица быстрого выбора

Пример выбора по чек-листу

Ситуация: Компании нужно автоматизировать склад.

• Нет понимания, какие системы бывают → RFI (чтобы изучить рынок).

• После RFI выбрали 3 типа систем → RFP (пусть предложат подход, интеграцию, цену).

• Если бы нужны были просто стеллажи → RFQ (стандартный товар).

• Если цель «снизить ошибки на складе на 50%» без жёстких требований → RFS.

* RFQ или RFP иногда используются в практике некоторых фирм как синонимы, но это не верно. RFQ или RFP применяют при различных обстоятельствах; «уравнение» их в правах нивелирует более сложную природу RFP.

Источники:

Стратегическое управление цепочками поставок/П.Кузинс, Р.Ламминг, Б.Лоусон, Б.Сквир - М., 2010.

Управление закупками и поставками/М.Линдерс, Ф.Джонсон, А.Флинн, Г.Фирон – М.,2013

Читать также по теме: Как разработать стратегию снабжения, Выбор и оценка поставщика

Другие способы закупок и схемы оценки поставщика мы разбираем на тренингах по закупкам. Расписание открытых тренингов