Проведение аудита поставщиков

Проведение аудита поставщиков — затратное мероприятие, которое требует еще и много времени. В зависимости от места нахождения поставщика (внутри страны или за рубежом) сюда следует добавить расходы на служебные командировки. Поэтому предприятия должны, прежде всего, определить приоритеты для проведения аудита. Для этого отдел снабжения должен дать ответы на следующие вопросы:

• по каким товарным группам проводится аудит,

• какие поставщики проходят аудит (например, те, которых определили по результатам проведенной оценки поставщика),

• насколько полным должен быть аудит,

• как часто следует проводить аудит,

• кто проводит аудит.

Аудит может проводить само предприятие-получатель или независимая организация. Предприятие-получатель всегда должно учитывать свои собственные огромные расходы при проведении аудита собственными силами.

Опросные листы для аудита должны ориентироваться на элементы аудита, проводимого официальными сертифицирующими организациями, и дополняться следующими специфическими требованиями предприятий:

• отборы образцов,

• процессы контроля,

• процессы и форматы документирования результатов,

• процессы улучшения,

• требования к технологии и логистике.

Процесс проведения аудита может выглядеть следующим образом:

• извещение: поставщики получают извещение о проведении аудита в письменном виде. Поставщикам сообщается также об объеме аудита, сроках проведения, продолжительности (как правило, это один день) и лицах, которые будут проводить аудит;

• подготовка поставщиков к аудиту: для подготовки к аудиту поставщик получает опросный лист. Поставщик может заранее подготовить все необходимые документы. Одновременно поставщик заранее должен предоставить аудиторам документацию по управлению качеством (инструкции, результаты проверки процессов);

• проведение аудита на месте: аудит проводится командой предприятия-получателя, составленной по принципу пересечения функций. В команду входят представители отделов снабжения и обеспечения качества. Она может быть дополнена представителями производственных и научно-конструкторских отделов. Начинается аудит с вводной беседы. Затем проверяются все процессы в их прохождении в соответствии с перечнем задач аудита. Дальнейшее проведение аудита согласовывается в ходе последующих переговоров;

• анализ: после завершения аудита аудиторы должны в обязательном порядке изложить результаты в письменном отчете, в котором они еще раз анализируют слабые места. Только после этого можно обсуждать эти проблемы у себя на предприятии и у поставщика. По результатам отчета проводится разбивка на категории, выводятся необходимые корректирующие мероприятия и указываются сроки их реализации. Поставщик обязательно должен получить отчет об аудите.

Поставщик по результатам аудита составляет ПКМ (план корректирующих мероприятий), в котором должны быть отражены все необходимые для дальнейшего взаимодействия изменения в процессах поставщика. Отслеживайте основные вехи проекта по улучшению, чтобы убедиться в надежности поставщика и его готовности к сотрудничеству.

Кто проводит аудит. Для начала можно проводить простые формы аудита: поставщик сам по опросным листам покупателя проводит аудит или один представитель покупателя осуществляет наблюдение по опросным листам. Для проведения более сложного аудита создается межфункциональная команда покупателя. Если компания серьезно относится к управлению производительностью поставщиков, то создается аудиторский отдел. Также можно обратиться к независимой организации, осуществляющей аудит.

Польза аудита

Предприятие-покупатель

• получает представление о ситуации, в которой находится поставщик
• целенаправленно изучает слабые стороны поставщиков и может обсудить имеющиеся проблемы
  
• формирует четкие требования к поставщику и исследует способность поставщика их выполнить
• аудит вынуждает системно подходить к оценке поставщиков
• результаты аудиторских проверок являются основой для мероприятий по "воспитанию" поставщика в рамках системы управления производительностью поставщиков

Предприятие-поставщик

• получает перечень мероприятий для повышения уровня качества и снижения затрат
• получает объективные данные о своих слабых местах и предпочтениях потребителя
• происходит обмен "ноу-хау"
• аудит помогает поставщику подготовиться к аудиту, проводимому специализированными сертифицирующими органами (например, по нормам ИСО)

Источник: "Управление поставщиками"/Штефан М. Вагнер - М.,2006

Читать также по теме:

Анализ портфеля поставщиков по Матрице Кралича,  

Как разработать стратегию снабжения, 

Выбор и оценка поставщика

Выбрать программу обучения для менеджера по закупкам в расписании открытых семинаров