ЭКОНОМИЧНЫЙ ОБЪЕМ ЗАКАЗА

Мы уже обсудили, как формировать запасы товаров, расходуемых нерегулярно, и когда заказывать пополнение запасов регулярно расходуемых товаров. Рассмотрим еще один вопрос, который приходится решать отделу закупок. А именно: сколько товара заказывать. Проанализируем несколько методов определения объемов пополнения запасов товаров, расходуемых регулярно:

• Экономичный объем заказа. Этот объем определяется с помощью стандартной формулы расчета с последующей корректировкой в соответствии с рыночной ситуацией.

• Экономичный объем заказа для товаров сезонного спроса.

• Максимальный заказ на пополнение.

• Закупка со скидкой.

• Закупка с бесплатной перевозкой.

• Полноконтейнерная закупка.

• Закупка на продленный период или на весь сезон.

Важно подобрать для каждого товара наиболее подходящий метод. Объем пополнения, или объем заказа, оказывает существенное влияние на показатель оборачиваемости запасов и рентабельность вложенных в них средств. Компания, уровень валовой прибыли которой находится в пределах 20–30%, должна стремиться как минимум к 6–8 оборотам всех запасов компании и 12–14 оборотам запасов подразделений, снабжаемых центральным складом.

Давайте обсудим экономичный объем заказа (ЭОЗ) как для сезонных, так и для несезонных товаров. Перечисленные методы определения ЭОЗ могут подойти для большинства товаров средней и высокой оборачиваемости.

Определите общую себестоимость запасов

Вы покупаете товар за один доллар, а продаете за два. Вы получаете прибыль 100%… но это не совсем так. Что бы ни думал ваш торговый персонал, платежи поставщику (и экспедитору) — не единственные затраты вашей компании, связанные с закупкой и хранением товаров. Эти затраты можно подразделить на две категории: стоимость закупки товаров и затраты на хранение и управление запасами. Если эти затраты присоединить к фактической стоимости продукции, то получится ее общая себестоимость:

 Заметим, что в объем оплаты поставщику (также называемую «себестоимостью на входе») могут быть включены плата за транспортировку, таможенные платежи и прочие затраты, связанные с поставкой.

Стоимость пополнения

Стоимость пополнения, называемая также стоимостью R (от англ. replenishment), включает все затраты, связанные с обработкой, выставлением и приемкой заказа. В эту стоимость входят не только оплата поставки, но и трудовые и материальные затраты на следующие процессы:

1. составление списка запасов, нуждающихся в пополнении;

2. выставление заказа на поставку;

3. экспедиция заказа (при необходимости);

4. обработка и получение необходимых для поставки документов;

5. утверждение выставленного поставщиком счета.

Стоимость пополнения — это денежная сумма, необходимая для оплаты всех операций, связанных с закупкой какого-либо товара. Предполагается, что на пополнение запаса всегда тратится одно и то же время вне зависимости от объема закупки. Но обработка заказа на сто товарных позиций обычно отнимает больше времени (и, соответственно, обходится дороже), чем, например, заказа из пяти позиций.

Стоимость пополнения рассчитывается как отношение совокупных годовых затрат на пополнение складских запасов к общему числу товарных позиций, по которым в течение прошедших 12 месяцев заказывалось пополнение:

Если совокупные годовые затраты, связанные с деятельностью по пополнению запасов, составили 125 000 долл., а заказы на пополнение за последние 12 месяцев вместе содержали 25 тыс. товарных позиций, то стоимость пополнения запаса товара составит:

Стоимость R для разных компаний различна. Как нам удалось заметить, для отдельного товара она варьирует от 4 долл. до более 40 долл. При высокой стоимости компании вынуждены внимательно подходить к выбору поставщика и условий закупки. Для точного определения экономичного объема заказа необходимо рассчитать стоимость пополнения каждого запаса на складе. Если вы выставляете заказы на пополнение до завершения анализа, то примерно оценить стоимость пополнения вам поможет табл. 5.1.

 В ней даны приблизительные оценки закупок у одних и тех же поставщиков. Заметим в очередной раз, что стоимость пополнения запасов нужно рассчитывать для каждого подразделения вашей компании. Однако обратите внимание, сколько позволяет сэкономить электронная коммерция. Стоит ли удивляться, что многие компании прибегают к ней?

И вновь обращаем ваше внимание на то, что стоимость пополнения рассчитана для одной товарной позиции. Не надо путать этот показатель со стоимостью всего выставляемого заказа или стоимостью закупки каждого изделия. Закажем ли мы товар единовременно в количестве одной или ста штук — стоимость пополнения запаса останется той же. Но чем больше товара мы заказываем, тем ниже стоимость в расчете на штуку. Если мы заказываем одну штуку, то на нее ложится вся стоимость пополнения запаса. Если мы заказываем две штуки, то на каждую приходится половина всей стоимости пополнения запаса. Если заказываем 1000 шт., то на одну штуку ложится 1/1000 стоимости пополнения. На рис. 5.1 показано, как снижается стоимость пополнения запаса в расчете на штуку при увеличении объема закупки этого товара.

Как видите, стоимость пополнения запаса в расчете на штуку — 5 долл. Если мы заказываем одну штуку, то стоимость пополнения запаса в расчете на одну штуку будет 5 долл. Если мы заказываем 5 шт., стоимость пополнения запаса падает до доллара на штуку. Чем больше вы покупаете, тем ниже стоимость на штуку.

Обычно компании рассчитывают стоимость пополнения запасов для каждого своего склада или отделения. Но для одних товаров стоимость пополнения может быть меньше, чем для других.

Рассмотрим причины этого:

• Запас товара обычно пополняется с центрального склада. При этом не приходится осуществлять внешних платежей, и на эти товары менеджер по закупкам тратит меньше времени. Обычно стоимость пополнения для них — 2–3 долл. на штуку.

• Запас пополняется в соответствии с программой поставщика, который сам решает, когда и в каком объеме пополнить запас. На дистрибьютора ложатся затраты по приемке и минимальные административные расходы. Обычно стоимость пополнения управляемого поставщиком запаса — 1–2 долл. на штуку.

• Сборка может осуществляться непосредственно на вашей территории. В этом случае стоимость пополнения отражает затраты на формирование и обработку заказа на сборку. А они меньше, чем затраты на пополнение запасов готовой продукции.

Стоимость пополнения может повышаться, если товары после приемки должны быть обработаны или переупакованы и затраты на эти дополнительные операции не включены в «себестоимость поставки».

Расходы на хранение запасов

Третья составляющая общей себестоимости запасов — расходы на их хранение. Расходы на хранение запасов, также называемые расходами К (от слова keep — держать), — это совокупность всех расходов, связанных с хранением запасов на складе.

К ним относятся:

• затраты на транспортировку продукции из зоны приемки в соответствующие ячейки и необходимое перемещение в прочие зоны склада;

• страховка и налоги на хранимые товары;

• арендные и коммунальные платежи за часть склада, в которой хранятся товары;

• затраты на проведение физической и периодической инвентаризации;

• убыль и устаревание продукции;

• альтернативная стоимость инвестиций в запасы — неполученный доход от возможного использования замороженных в запасах средств для относительно безопасного и прибыльного инвестирования. Если вы берете кредит для закупки товаров, то это

• процент, уплачиваемый банку.

Общая себестоимость запасов растет по мере роста вложений в них. Чем больше у вас запасов, тем больше средств замораживается в них. В результате растут налоги на запасы (если таковые предусмотрены) и расходы на страхование. И возможно, большее количество товаров подвергается убыли (в случаях утери, повреждения, кражи) и устареванию.

Даже постоянные издержки, такие как арендные и коммунальные платежи, могут меняться в зависимости от объема запасов, хранимых на складе. Предположим, вы смогли бы на 40% сократить текущий объем запасов. Разве тогда вам нужно было бы все пространство склада? Возможно, вы смогли бы сдать часть в аренду или субаренду? Помните: даже если склад является вашей собственностью, вы все равно несете издержки. Не в виде арендный платы собственникам здания, а в виде недополученного дохода, который вы могли бы иметь при сдаче здания в аренду другой компании.

Так как существует прямая связь между общей себестоимостью запасов и затратами на их хранение, расходы на хранение выражаются в процентах от средней себестоимости запаса. Средняя себестоимость запаса может быть рассчитана как среднее значение себестоимости на конец периода за последние 12 месяцев. Если объем запаса сильно меняется в течение месяца, фиксируйте показатели каждое 1-е и 15-е число месяца и по накопленным за последние 12 месяцев показателям определяйте среднюю сумму.

Как и стоимость пополнения, расходы на хранение запасов для разных компаний сильно различаются. В полученных за последние несколько лет данных показатель расходов на хранение варьируется от 18 до 42%. Фирмы с низкими операционными издержками, например работающие в сельскохозяйственном регионе и имеющие собственные помещения, как правило, имеют показатель расходов на хранение 20%. Компании с более высокими операционными издержками, имеющие ограниченные и дорогостоящие складские площади, зачастую имеют показатель расходов на хранение, превышающий 30%. Но, как и в случае со стоимостью пополнения, лучше рассчитать и использовать показатель, основанный на данных собственной компании. На рис. 5.2 приведены графики стоимости пополнения и расходов на хранение запасов.

Будьте внимательны: заказ трех штук не означает, что расходы на хранение равны 1 долл. Помните, что расходы на хранение рассчитываются на основе усреднения себестоимости запасов. Чем дольше продукция находится на вашем складе, тем выше затраты на хранение. Например, в большинстве случаев на продажу 500 шт. потребуется больше времени, чем на продажу 20 шт. этих же изделий. Часть крупной партии останется на складе на более долгий период. И пока она там лежит, в ней как на дрожжах растут расходы на хранение (к замороженным средствам прибавляются затраты на инвентаризацию и т. д.). Таким образом, чем больше заказывается продукции, тем выше расходы на хранение.

Многие компании рассчитывают расходы на хранение, как и стоимость пополнения, отдельно для каждого подразделения. Но расходы на хранение могут быть разными для различных товаров. Например, расходы на хранение будут выше у товаров, которые занимают много места или неудобны в обращении.

Общая себестоимость запасов

Если к сумме денег, уплаченной за продукцию (включая плату за транспортировку, возможные таможенные платежи и прочие затраты, связанные с поставкой), прибавить стоимость пополнения и расходы на хранение, то получится общая себестоимость продукции.

Как показано на рис. 5.3, наименьшая общая себестоимость соответствует тому же объему заказа, что и точка пересечения кривых стоимости пополнения и расходов на хранение. Этот объем и называется экономичным объемом заказа.

Читать далее: Формула "ЭОЗ"