ТОП 5 ошибок в процессе исследования рынка поставок и поиска потенциальных поставщиков.

“Я покупал говядину в какой-то лавочке «на углу»; Глумов — на Круглом рынке; я покупал рыбу в Чернышевом переулке, Глумов — на Мытном дворе; я приобретал дичь в первой попавшейся лавке, на дверях которой висел замороженный заяц, Глумов — в каком-то складе, близ Шлиссельбургской заставы.  Бесхозяйственность моя обнаружилась во всем ужасающем безобразии, так что я тут же мысленно решил, что без радикальных реформ обойтись невозможно.

— Ты сообрази, мой друг, — говорил я, — ведь по этому расчету выходит, что я, по малой мере, каждый день полтину на ветер бросаю! А сколько этих полтин-то в год выйдет?” Салтыков-Щедрин М. Е., Современная идиллия, 1883

Где и как покупать? Важный вопрос для любого бизнеса.

Представьте себе, что вам впервые заказали некий продукт Х. Какой информации, инструкции, чек-листов, шаблонов вам будет не хватать в вашей компании, чтобы найти пул потенциальных поставщиков? Ответив на этот вопрос, вы сможете понять, что необходимо сделать для управляемого процесса поиска поставщиков и его оптимизации.

* Давайте определимся сразу, что речь идет об анализе рынка и составлении длинного списка (Long list) потенциальных контрагентов. Вопросы эффективности квалификации, выбора, контрактов и поставок будет зависеть от качества процесса поиска.

Аудиты процесса закупок за 2023 и 2024 год показали, что поиск поставщиков для многих компаний - это ситуативный и нерегулярный процесс, выполняемый скорее интуитивно, а не по продуманной и понятной процедуре. При этом потребность в регулярном анализе рынка и поиске новых и/или более квалифицированных партнеров значительно возросла. 

Самые распространенные ошибки и потенциальные зоны для развития в процессе поиска:

1. Беспорядок в классификаторе: непродуманные группы и категории, избыточная номенклатура, дубли, различные наименования одной продукции от разных поставщиков, размытые зоны ответственности при составлении товарных карточек и т.п. У половины компаний классификатор не заведен в ИТ-систему. Это база для закупок, а какая база, такие и закупки получаются.

2. Отсутствие стандарта (шаблона) составления спецификации и технического задания и, как следствие, либо очень жесткая спецификация, сразу ограничивающая круг поставщиков, либо настолько размытая, что похожа на сказочное “иди туда - не знаю куда, ищи то - не знаю что”. До 15% заявок отправляются на доработку.

3. Закупки не участвуют в определении и планировании потребности и особенно плачевная ситуация с ранним вовлечением в разработку. В итоге закупщик не понимает профиль закупаемой продукции, не представляет возможных альтернатив (аналоги и заменители), не знает прогнозируемых объемов на год,  не может составить грамотные требования и критерии отбора потенциальных поставщиков.

4. Нет алгоритма действий (описание, инструкция, дорожная карта, чек-лист и т.п.) для исследования рынка. Исполнитель зачастую сам продумывает и придумывает шаги по анализу рынка, не знает потенциальных источников поиска, чаще всего ограничивается только поисковыми системами и запросами у имеющихся в базе поставщиков, никогда не делает полноценный анализ цепи поставок, анализ затрат в цепи поставок, анализ технологий, а уж оценка рисков, структуры ценообразования и конкурентной силы компании в качестве покупателя игнорируется фактически полностью даже к критически значимым категориям. Также менеджер использует "проторенные дорожки": например, ищет в Китае, даже не рассматривая возможных поставщиков в России или на других рынках - в Иране, Индии, ОАЭ и т.д..

5. Потерянные знания. Не собирается база данных: собранные данные по рынку нигде не фиксируются, остаются только в голове и записках исполнителя. Каждый новый сотрудник вынужден начинать работу с нуля, опираясь исключительно на свои знания и интуицию.

Оцените ваш процесс исследования рынка поставок и поиска поставщиков. Проанализируйте проблемы и определите зоны для развития. Дополните ваш банк шаблонов.  Разработайте пошаговый план действий для анализа рынка, включающий использование различных источников информации, проведение анализа цепей поставок, оценку рисков и структуры ценообразования. Дополните вашу базу знаний разделом по анализу рынка (или начните эту базу собирать). Подумайте о максимальной автоматизации процесса, включая использование роботов по сбору информации.