Куда уходит время или наценка за срочность

“Белка в колесе” - частое ощущение закупщика. Стремительный бег на месте. “Некогда” - самое распространенное наречие в отделе закупок. Как продумывать и внедрять изменения в таком состоянии? “А никак”, - сказали как-то ребята и решили искать время. Всю неделю делали хронометраж и наблюдали за процессом. Пятница была большим откровением.

Что показал хронометраж?

1. “Навигатор”

Примерно один час в неделю каждый тратил на объяснение, как проехать на склад - территория огромная, зданий много и водители вечно терялись. “Да это вообще не наша работа! Пусть логисты этим занимаются!” - первая реакция. А потом поняли, что это вообще не работа. Хорошая навигация - указатели и вывески - решит эту проблему навсегда и сэкономит в общей сложности 14 часов в неделю для отдела.

2. “Запрыгнуть в уходящий поезд”

Любимое “развлечение” внутренних заказчиков - подавать заявки в последний момент, то есть к концу рабочего дня. В системе указывалась дата, но не указывалось время, да и дата указывалась без лага времени. Приходилось задерживаться или приходить раньше, чтобы разобрать эти завалы. Пятая часть заявок еще и неправильно заполнялась, необходимо было уточнять и переделывать, а это сразу приводило к нарушению сроков и куче переговоров с поставщиками, чтобы уговорить их поставить вовремя. Не меньше двух часов в неделю уходило на такую работу у каждого.

Изменили правило времени подачи заявок и попросили айтишников установить напоминание заказчикам. 

3. “Казнить нельзя помиловать”

Почти каждый закупщик нервно вздрагивает, если произнести при нем слово “спецификация” или ТЗ. Одни заказчики пишут короткую поэтическую рифму и поди догадайся, что хотел сказать поэт, другие мнят себя романистами с подробным описанием каждого хлястика и веточки и попробуй потом найди этот “хлястик”. Хронометраж недели по уточнению и переделке спецификаций был не показательным из-за разной частоты потребности, но каждый отметил, что в месяц у них часов 16-20 уходит на эту работу.

Существующий шаблон позволял различные вариации заполнения, решили изменить шаблоны, внести в каждое окошко пояснения и провести обучение для заказчиков. Также придумали чек-лист для проверки спецификации, который позволяет и самому заказчику проверить качество заполнения и закупщику сразу же дать обратную связь по заполнению.

Уточнение: единый шаблон не подходил для всех категорий, поэтому были разработаны шаблоны для каждой категории в отдельности.

4. “Золотоискатели”

Уйма времени уходила на поиск разных данных в системе и создание всякого рода аналитики и отчетности. Некоторые данные надо было получать “из рук в руки” - звонить, спрашивать, уточнять. Удобных и единых форм тоже не было и каждый создавал по-своему и заново. По 7-10 часов у одного человека в неделю на такое просеивание песка.

Определили список данных, придумали формы и шаблоны, написали ТЗ для программистов.

5. “Эпистолярный жанр”

Неожиданным для многих оказалось количество времени, уходящее на написание всяких типовых писем поставщикам и партнерам - не меньше четырех часов. Всякий раз закупщик заново набивал фактически стандартный текст.

Придумали 7 шаблонов писем и встроили их в почту. 

6. “Бот”

Операций из серии “напомнить и уточнить” оказалось великое множество. Вроде всего по 1-2 минуты на операцию, но их было так много, что даже толком отметить в хронометраже не удалось, но примерно по 2 часа уходило только на эту рутину, а если учесть скорость переключения мозга с одной работы на другую и усилия на то, чтобы самому не забыть, то и вовсе куча времени.

Настроили автонапоминалки и запланированные письма. “А что, так можно было?”. Все выдохнули - приятно себя чувствовать человеком, а не ботом.

Кстати, запланированные письма поставщику с контролем выполнения заказа оказались просто находкой для отдела.

7. “Лебедь, рак и щука”

“Только сядешь что-нибудь делать, а тут кому-нибудь что-то срочно нужно или обязательно что-нибудь спросят и всё, отвлекся и забыл, что делал”.

Хронометраж показал, что десятиминутное дело часто делалось по 30-40 минут, но особенно интересно было то, что каждый планировал свое время по-своему: одно и то же дело кто-то с утра выполнял, кто-то днем, кто-то уже под вечер, то есть некоторой синхронности не было. Если учесть, что и у каждого смежника и поставщика свой ритм, то вообще никогда не удавалось спокойно выполнить одно дело от начала и до конца, чтобы никто не отвлекал.

Определили категории дел, синхронизировали их по отделу, написали всем стейхолдерам, в какой время какие вопросы лучше всего решать. Например, заявки формируем и обсуждаем с 9 до 11, а в 17:30 у нас начинается “полчаса тишины”.

Работа с этой “великолепной семёркой” позволило найти буквально массу времени. Может быть, и вам будет полезно отправиться на такие раскопки времени.

Как провести хронометраж

1. Определите регулярные категории дел и придумайте им буквенное обозначение.

2. Сделайте шаблон хронометража с разбивкой по 15 минут и полем для итога.

3. Распечатайте, положите под рукой и отмечайте в шаблоне все дела, которые вы выполняете. Буквенные обозначения позволят сделать отметку быстро. Некоторым удобно заполнять шаблон в Эксель, но бумажный вариант предпочтительнее.

4. В конце дня подведите итог - сколько времени на какую категорию дел тратится.

5. В конце недели объедините отчеты дня и сделайте анализ. Возможно, вся “7” окажется и в вашем хронометраже.

Всем много прекрасного времени и поменьше срочности!

Тренер-консультант по закупкам

Наталья Уразова

Подписаться на рассылку