Ваш браузер устарел. Рекомендуем обновить его до последней версии.

Корпоративное обучение

(семинары, тренинги, стратегические сессии) по закупкам

Управление временем в работе закупщика

Опубликовано 09.09.2020

Куда уходит время или наценка за срочность

“Белка в колесе” - частое ощущение закупщика. Стремительный бег на месте. “Некогда” - самое распространенное наречие в отделе закупок. Как продумывать и внедрять изменения в таком состоянии? “А никак”, - сказали как-то ребята и решили искать время. Всю неделю делали хронометраж и наблюдали за процессом. Пятница была большим откровением.

Что показал хронометраж?

1. “Навигатор”

Примерно один час в неделю каждый тратил на объяснение, как проехать на склад - территория огромная, зданий много и водители вечно терялись. “Да это вообще не наша работа! Пусть логисты этим занимаются!” - первая реакция. А потом поняли, что это вообще не работа. Хорошая навигация - указатели и вывески - решит эту проблему навсегда и сэкономит в общей сложности 14 часов в неделю для отдела.


2. “Запрыгнуть в уходящий поезд”

Любимое “развлечение” внутренних заказчиков - подавать заявки в последний момент, то есть к концу рабочего дня. В системе указывалась дата, но не указывалось время, да и дата указывалась без лага времени. Приходилось задерживаться или приходить раньше, чтобы разобрать эти завалы. Пятая часть заявок еще и неправильно заполнялась, необходимо было уточнять и переделывать, а это сразу приводило к нарушению сроков и куче переговоров с поставщиками, чтобы уговорить их поставить вовремя. Не меньше двух часов в неделю уходило на такую работу у каждого.

Изменили правило времени подачи заявок и попросили айтишников установить напоминание заказчикам. 


3. “Казнить нельзя помиловать”

Почти каждый закупщик нервно вздрагивает, если произнести при нем слово “спецификация” или ТЗ. Одни заказчики пишут короткую поэтическую рифму и поди догадайся, что хотел сказать поэт, другие мнят себя романистами с подробным описанием каждого хлястика и веточки и попробуй потом найди этот “хлястик”. Хронометраж недели по уточнению и переделке спецификаций был не показательным из-за разной частоты потребности, но каждый отметил, что в месяц у них часов 16-20 уходит на эту работу.

Существующий шаблон позволял различные вариации заполнения, решили изменить шаблоны, внести в каждое окошко пояснения и провести обучение для заказчиков. Также придумали чек-лист для проверки спецификации, который позволяет и самому заказчику проверить качество заполнения и закупщику сразу же дать обратную связь по заполнению.

Уточнение: единый шаблон не подходил для всех категорий, поэтому были разработаны шаблоны для каждой категории в отдельности.


4. “Золотоискатели”

Уйма времени уходила на поиск разных данных в системе и создание всякого рода аналитики и отчетности. Некоторые данные надо было получать “из рук в руки” - звонить, спрашивать, уточнять. Удобных и единых форм тоже не было и каждый создавал по-своему и заново. По 7-10 часов у одного человека в неделю на такое просеивание песка.

Определили список данных, придумали формы и шаблоны, написали ТЗ для программистов.

 

5. “Эпистолярный жанр”

Неожиданным для многих оказалось количество времени, уходящее на написание всяких типовых писем поставщикам и партнерам - не меньше четырех часов. Всякий раз закупщик заново набивал фактически стандартный текст.

Придумали 7 шаблонов писем и встроили их в почту. 


6. “Бот”

Операций из серии “напомнить и уточнить” оказалось великое множество. Вроде всего по 1-2 минуты на операцию, но их было так много, что даже толком отметить в хронометраже не удалось, но примерно по 2 часа уходило только на эту рутину, а если учесть скорость переключения мозга с одной работы на другую и усилия на то, чтобы самому не забыть, то и вовсе куча времени.

Настроили автонапоминалки и запланированные письма. “А что, так можно было?”. Все выдохнули - приятно себя чувствовать человеком, а не ботом.

Кстати, запланированные письма поставщику с контролем выполнения заказа оказались просто находкой для отдела.


7. “Лебедь, рак и щука”

Только сядешь что-нибудь делать, а тут кому-нибудь что-то срочно нужно или обязательно что-нибудь спросят и всё, отвлекся и забыл, что делал”.

Хронометраж показал, что десятиминутное дело часто делалось по 30-40 минут, но особенно интересно было то, что каждый планировал свое время по-своему: одно и то же дело кто-то с утра выполнял, кто-то днем, кто-то уже под вечер, то есть некоторой синхронности не было. Если учесть, что и у каждого смежника и поставщика свой ритм, то вообще никогда не удавалось спокойно выполнить одно дело от начала и до конца, чтобы никто не отвлекал.

Определили категории дел, синхронизировали их по отделу, написали всем стейхолдерам, в какой время какие вопросы лучше всего решать. Например, заявки формируем и обсуждаем с 9 до 11, а в 17:30 у нас начинается “полчаса тишины”.

 

Работа с этой “великолепной семёркой” позволило найти буквально массу времени. Может быть, и вам будет полезно отправиться на такие раскопки времени.

 

Как провести хронометраж

  1. Определите регулярные категории дел и придумайте им буквенное обозначение.

  2. Сделайте шаблон хронометража с разбивкой по 15 минут и полем для итога.

  3. Распечатайте, положите под рукой и отмечайте в шаблоне все дела, которые вы выполняете. Буквенные обозначения позволят сделать отметку быстро. Некоторым удобно заполнять шаблон в Эксель, но бумажный вариант предпочтительнее.

  4. В конце дня подведите итог - сколько времени на какую категорию дел тратится.

  5. В конце недели объедините отчеты дня и сделайте анализ. Возможно, вся “7” окажется и в вашем хронометраже.

 

Всем много прекрасного времени и поменьше срочности!

Тренер-консультант по закупкам

Наталья Уразова

Статьи, мероприятия, видео о закупках

Корпоративное обучение закупкам

Тренер-консультант по закупкам Наталья Уразова

Мои ключевые компетенции

  1. Разработка стратегии снабжения
  2. Трансформация закупок
  3. Внедрение категорийного менеджмента на производстве
  4. Построение системы управления поставщиками

Что вы можете мне заказать?

  • Обучающий консалтинг
  • Корпоративное обучение
  • Фасилитацию стратегических сессий
  • Онлайн-тренинги

Всё самое интересное в блоге 

Среди клиентов:

Обучение отдела закупок

 

Расписание тренингов

 

Блог Натальи Уразовой