Давайте для начала рассмотрим общую стоимость закупки:
* Закупочная цена
* Объем закупки
* Условия платежа
* Надежность поставщика
* Метод транспортировки
* Сроки поставки
* Норма упаковки
* Качество продукции
* Качество поставки
* Расходы на оформление и прохождение заказа
* Затраты на приемку и раскладку товара
* Затраты на перемещение внутри предприятия
* Арендные и коммунальные платежи за склад
* Страховка и налоги на запас
* Инвентаризация
* Утеря, порча и устаревание
* Альтернативный доход от вложений в запасы
Мы видим, что закупочная цена и расходы на доставку и хранение не являются единственными источниками затрат. Можно ли уменьшить расходы по каждому пункту? Безусловно, но потребуется провести детальный анализ. Например, продумываем, как уменьшить закупочные цены. Что покупаем – важный или некритический продукт, серийный или уникальный, есть ли заменители и аналоги, высокорентабельный или фоновый и пр. У кого покупаем – перекупщик или производитель, эксклюзивный договор или на общих основаниях, значимы мы для поставщика или относимся к клиентам категории С, партнерские отношения или оппортунистические, на конкурсной основе или просто так, стремится ли поставщик к качеству и снижению издержек или нет и проч.
И так по каждому пункту затрат делаем анализ, сравниваем, ищем варианты оптимизации. Каждый пункт затрат связан с другим: как пример, закупочная цена серьезно зависит от условий платежа – оплата по факту снижает цену и выгоднее в определенных ситуациях, но отсрочка платежа может быть более выгодной, если к моменту возврата дебиторки поставщику мы уже продали товар и получили деньги от клиентов.
Давайте определим типы затрат:
* Переменные затраты – затраты, изменяющиеся в зависимости от объемов производства.
* Постоянные затраты – все затраты, не зависящие от изменения объемов производства.
* Прямые затраты – относятся непосредственно на определенный вид продукции/услуг.
* Косвенные затраты – относящиеся к предприятию в целом.
*При определении затрат главное – максимально корректно разнести косвенные (обычно постоянные) затраты на каждый вид продукции. Готовых формул здесь нет, и каждое предприятие само определяет разнесение косвенных затрат.
Отдельно от прочих затрат хотелось бы выделить косвенную стоимость:
- Омертвление капитала
- Расходы на хранение
- Время и энергия персонала
Для сокращения косвенной стоимости уместно будет использовать японский подход к снижению затрат – устранение скрытых потерь. К скрытым потерям относятся:
- Перепроизводство (применительно к закупкам, например, заказ большего количества)
- Запасы (замораживают капитал, портятся, устаревают и проч.)
- Дефекты и переделка
- Излишняя обработка
- Транспортировка и перемещение материалов
- Лишние движения
- Ожидание
- Нецелевое и/или недостаточное использование ресурсов
Чтобы сократить затраты, необходимо рассмотреть их буквально «под микроскопом», т.е. разделить на отдельные статьи. Рассмотрим, например, затраты на выполнение заказа:
Казалось бы, расходы на подготовку заказа не очень значительны на первый взгляд, но они регулярно повторяются и отнимают много времени у менеджера по закупкам, особенно, если в компании нет четкой технологии работы по поиску поставщика и мониторингу рынка, и накопленная информация не фиксируется. Затраты на размещение заказа рискуют съесть половину рабочего времени, если процедуры размещения заказа у всех поставщиков разные и поставщики не разделены по категориям обычный-стратегический (об этом подробнее на тренинге «Выбор и оценка поставщика»).
Рассмотрим другие затраты – затраты на содержание запаса:
Что входит в управление затратами:
- Планирование затрат для обеспечения максимальной разницы между доходами и расходами
- Предельное сокращение затрат в процессе закупок, хранения, переработки и поставок потребителю
- Планирование инвестиций
- Поддержание достигнутого уровня себестоимости
Шаги по снижению затрат
И в заключение несколько общих советов по снижению затрат.
- Учитывайте затраты и их станет меньше. Иногда можно сократить расходы, просто начав их учитывать и анализировать.
- Сделайте сотрудников своими единомышленниками. Объясните сотрудникам необходимость снижения расходов. Дайте им понять, что цените их предложения по экономии средств.
- Классифицируйте свои затраты по степени зависимости от уровня деятельности организации. Ведите учет постоянных и переменных затрат.
- Классифицируйте затраты в зависимости от того, насколько легко их можно корректировать, используя альтернативные решения.
- Отслеживайте не только структуру затрат, но и причины возникновения этих затрат в компании. Это поможет Вам предпринять необходимые действия непосредственно по ликвидации причин нежелательного роста затрат.
- Определите скрытые потери в закупках и освойте бережливое мышление.
- Не просто подсчитывайте свои затраты, управляйте ими.
Три первых шага на пути снижения затрат:
- Классифицируйте ваши затраты по заранее обозначенным категориям. Например затраты на материалы, оплату труда, прямые производственные затраты, общехозяйственные расходы и т.д.
- Сосредоточившись на наиболее значительных затратах, определите какие затраты должны быть скорректированы.
- Спланируйте и осуществите снижение затрат.
При подготовк статьи использовались материалы тренингов:
Наталья Уразова "Управление закупками"
Алла Стерлигова "Управление товарными запасами"
Александр Шмелев "Финансы для закупщиков"
