Задают вопросы о том, что измерять в процессе выбора поставщика и можно ли оценить эффективность закупочных процедур. Давайте обобщим немного подходы к закупочным процедурам.
Что мы измеряем в процессе закупки и что оцениваем:
1. Квалификационная оценка - первый фильтр базы поставщиков. Для особой важной и сложной продукции/сырья используют дополнительно сертификацию. Не все компании пока используют квалификационную оценку, но многие к этому идут.
2. Выбор поставщика. В зависимости от критичности закупаемой продукции и возможностей рынка снабжения используют различные параметры для оценки поставщика и способы выбора (от запроса котировок до прямых безальтернативный закупок)
3. Оценка деятельности поставщика. Здесь мы сверяем не только выполнение договорных условий, но и фильтруем лучших для последующей интеграции. Заодно, улучшение (как и ухудшение) показателей деятельности поставщика дает нам хорошую информацию по эффективности выбранной закупочной процедуры.
Далее, нам необходимо измерять процесс:
4. Качество выполнения закупочной процедуры. Выполняется ли процедура тщательно или формально, есть ли пробелы в процедуре (например, возможность устроить тендер из первых попавшихся поставщиков или невозможность попасть в тендер новым поставщикам)
5. Оценка эффективности закупочной процедуры. Речь не об одном конкретном тендере, а вообще о процедуре - правильная ли она, соответствует ли целям (например, у нас есть положение о конкурсных закупках, в котором описано, какие категории подпадают под конкурсные закупки, как конкретно проводится конкурс, какие виды конкурса есть). Как правило, смотрят данные такой оценки Совет по закупкам или директора по закупкам/аналитики. Здесь анализируется статистика по всем проведенным закупкам за период и минимальный период для анализа - квартал, как правило.
6. Выполнение целевых показателей снабжения. План-факт. Измерения должны быть таким образом разработаны, чтобы при отклонении факта от плана мы бы на основании пяти предыдущих систем оценок смогли бы выявить причины.
Надо ли иметь все виды оценки? Безусловно! Если вы не измеряете процесс закупки, то и не сможете понять, насколько хорошо он у вас осуществляется. Невозможно управлять тем, что ты не измеряешь. О том, какие показатели используются читайте в следующих заметках.
