Руководитель, не будь равнодушным прохожим!
Внимательный наблюдатель на каждом шагу видит очень много потерь, даже если не присматривается. Клиника. Дорогая. С приставкой "престиж". В лотке с надписью "чистые бахилы" пусто. Спрашиваю у девочек, они сокрушаются: "Закончились. Мы пробежали по всем аптекам в районе - нет нигде! Заказали, но нам только послезавтра привезут". Спрашиваю, отчего же раньше не заказали, отвечают, что они все время были, много было, а тут раз - и кончились. Хорошо, что на улице солнечно и сухо, когда такое "внезапно" случается )) Вроде, расходники - ерунда, казалось бы - ведь не производственный материал, но вполне понятно, что и в остальных процессах есть проблемы однозначно.
Перейдем сразу к что делать:
1. вести учет и статистику непроизводственных малоценных материалов тоже необходимо, чтобы знать средний расход в день, неделю, месяц, квартал
2. найти поставщика, время выполнения заказа у которого минимально (день в день или на следующий день после размещения заказа), для крайних случаев иметь контакты поставщика, выполняющего срочные поставки
3. в зависимости от времени выполнения заказа и среднего расхода материала в день сформировать правило пополнения запаса (точка заказа). Например, если время выполнения заказа поставщиком 3 дня, 1 день оставим для внутренней заявки (с момента обнаружения потребности до момента размещения заказа у поставщика), то точкой заказа будет наличие запаса на 4 дня. Есть еще непредвиденные случаи (пациенты набежали, гости приходили и т.п.) - сформируем страховой запас на 2 дня. Получили правило пополнения запаса - осуществлять заказ в тот момент, когда у нас осталось материала на 6 дней.
4. чтобы не пропустить момент, повесим на юнит (например, коробки как раз хватает на 6 дней) большой пластиковый или картонный ярлык, на котором написано, что открывая эту коробку и снимаая ярлык (привяжите его так, чтобы невозможно было открыть коробку без снятия ярлыка) вы обязаны отнести девочке Насте, которая отвечает за заказ, этот ярлык и если ее нет на месте, то положить на клавиатуру или повесить на монитор. Идея понятна - физический яркий предмет с инструкцией, который толкнет заказ ("канбаном" такая штука называется). Можно еще один канбан продублировать в коробке или на полке.
5. проинструктируйте всех, кто к этом материалу прикасается, что есть такое правило, дополните инструкцией на стене
6. введите чек-лист проверочный, который сестра-хозяйка будет регулярно (ежедневно, скорее всего) заполнять, проверяя имеющиеся запасы. Чек-лист заполняется физически, т.е. не просто галочка ставится, а сначала проверяется глазками и ручками наличие (не в компьютере, а на полке, а яркий канбан ей поможет). При правильной организации минисклада это действие займет совсем мало времени - намного меньше, чем бегать по всем аптекам района и обзванивать кучу поставщиков. И стоить будет значительно меньше, чем потеря репутации в глазах клиентов, нервы персонала и прочие "плюшки", связанные с отсутствием такой мелочевки. Заполнение листов кто-то из руководства периодически и спонтанно должен проверять - положено в 20:15 заполнять чек-лист на складе, значит, завотделением заходит в это время и наблюдает, как проходит заполнение чек-листа. Первое время чаще проверять, пока не станет нормой, потом уже можно реже.
7. Дешевые расходные материалы с достаточно стабильным потреблением, если они занимают мало места на складе (помещение позволяет), можно заказывать по модели "фиксированный период - фиксированный объем", т.е.заказывать, предположим, раз в месяц (например, каждое 25 число месяца) определенный объем (например, 10 упаковок). Учитывая сезонность, можно изменить объемы заказа, но сохранить период, что позволит достаточно регулярно отслеживать наличие материала и предотвратит "внезапное" исчезновение. Для расчета объема заказа среднее потребление в день умножается на количество дней периода. Например, в день у вас в среднем 45 посетителей, вы работаете без выходных, значит вам потребуется на месяц 1395 штук; учтем время выполнения заказа и непредвиденное увеличение расхода и сформируем страховой запас на 6 дней (время выполнения заказа 4 дня + двухдневная норма на непредвиденное увеличение потребления, случаи дефицита у поставщиков и прочие обстоятельства). Помним, что страховой запас мы отмечаем канбаном, который просигналит о необходимости сделать заказ, даже если еще не наступила определенная дата заказа. Такая модель пополнения запаса работает для стабильно потребляемых недорогих материалов (группа СХ или СY), которые стоят недорого и не занимают много места на складе. При объемном товаре, который займет много места на складе, нужно выбирать меньший период.
Описала минимум, но обязательный, если вы хотите, чтобы сотрудники не бегали с выпученными глазами по району в поисках "внезапно" закончившихся бахил. Сегодня бахилы вовремя не заказали, а завтра (146% гарантии) "случайно" не окажется пломбировочного материала или шприцы все также внезапно закончатся.
Идите и узнайте, как у вас обеспечивается потребность в материалах! Сейчас :)
P.S. При формировании запаса и правил пополнения запаса все время помним о балансе издержек по процессу (операции по оформлению заказа, обслуживанию запаса и проч. занимают определенное время персонала и стоят денег) и издержек дефицита (что мы потеряем из-за отсутствия материала/товара).
