Никак. Мы можем только отсеять явно ненадежных в ходе тщательного поиска, либо надеяться на добросовестность тех, кого выбрали. Надежного поставщика придется создавать. Найти - пассивная позиция: нет на рынке таких поставщиков - беспомощно развели руками и смирились с тем, что есть. Такое смирение - путь к банкротству собственной организации. Нас спасает пока только то, что и конкуренты не могут найти добросовестных поставщиков.
Без надежных поставщиков мы не сможем создать реальную ценность для наших потребителей и удовлетворить их. Придется их создавать. Боже! Да как?! Тут в своих процессах черт ногу сломит порой и между собой договориться не можем внутри компании. Как уж тут управлять абсолютно чужой и независимой организацией?!
Планируй - Делай - Проверяй - ВоздействуйЛегко! Даже легче, чем начать вести здоровый образ жизни с завтрашнего дня - вовремя ложиться спать, заниматься спортом и правильно питаться :) Но похоже: осознать, принять решение, продумать стратегию, определить действия, превратить их в привычку, делать каждый день, спокойно реагировать на нарушения - продолжать действовать, найти поддержку, измерять прогресс, корректировать. Знакомо? “Так это же PDCA!” - воскликнут знатоки. Верно. Главное, не сойти с пути и не отшатнуться назад, бросившись во все тяжкие :)
Здесь встает вопрос: а действия-то какие? И что там за туманная стратегия?
Давайте основные элементы системы управления поставщиками (= создания надежных поставщиков) разберем.
9 шагов по созданию надежных поставщиков
Я буду писать через запятую, а вы сделайте чек-лист.
-
Сначала описываем внутренний профиль категории/материала: что закупаем, какова его роль в создании итогового продукта, сколько аналогов закупаем, какова реальная потребность, какие требования предъявляются, какие требования пока не удовлетворены, какой будет будущая потребность, сколько закупаем, как закупаем (способ закупки), для кого закупаем, кто закупает, у кого чаще всего закупали, с какими проблемами сталкивались, по какой цене покупали, какой использовали принцип ценообразования, а какова была совокупная стоимость владения, можно ли объединить потребности, можно ли изменить спецификацию, можно ли стандартизировать и унифицировать потребности, как мы используем материал, каковы регламенты потребления. У нас получится четкий профиль и понимание, что можно и нужно изменить, как управлять спросом, какие требования предъявлять поставщикам и как оценивать поставщиков.
-
Затем описываем внешний профиль категории/материала: с какими поставщиками работаем, какое место они занимают на своем рынке, есть ли альтернативные поставщики, можно ли расширить географию поставщиков, какой силой мы обладаем в качестве покупателя, насколько зависим от поставщиков, какие тенденции на рынке снабжения, какие мощности у действующих поставщиков и хватит ли их на весь период потребления, каковы отраслевые стандарты, ожидаются ли инновации, принято ли поставщиками работать на повышение качества и совершенствовать технологии, появятся ли товары-заменители, фокусируются ли в цепи поставок на снижении совокупной стоимости владения, кто поставщики поставщиков, кто конкуренты поставщиков, кто клиенты поставщиков, можно ли сократить количество поставщиков, стоит ли увеличивать количество поставщиков, готовы ли поставщики к частичному или полному партнерству, можем ли мы частично или полностью интегрировать с ними процессы. На этом этапе у нас получится хорошая картина рынка снабжения и сравнительный анализ поставщиков, рисков поставок и вариантов выбора тех поставщиков, на кого мы сможем повлиять и кто заинтересован в сотрудничестве с нами. В результате получим четкую процедуру выбора поставщика, параметры оценки поставщиков, закупочную стратегию и способы закупок, принципы контрактации.
Программа курса "Категорийный менеджмент. Разработка категорийной стратегии" -
Настала пора провести предварительную квалификацию новых поставщиков, подтвердить (или впервые сделать) квалификацию действующих поставщиков, провести аудиты поставщиков наиболее критичных материалов, присвоить статусы по результатам квалификации, исключить дисквалифицированных, взять на контроль условно квалифицированных, сделать рейтинг поставщиков и запланировать мероприятия по предотвращению рисков. Мы сделали очень важный фильтр и теперь у нас относительно чистый портфель поставщиков с ожидаемыми рисками, планами и графиками мероприятий. Это первый шаг к управлению поставщиками. По результатам квалификации и аудита они получат обратную связь от вас, поймут, чего им не хватает, проявят свою реакцию, которая покажет вам, готовы ли они к развитию. Теперь надо сделать процедуру подтверждения квалификации и аудитов на регулярной основе.
-
Теперь можно осуществлять выбор среди квалифицированных поставщиков. Не буду на этом шаге долго останавливаться, ибо он описан везде чрезвычайно подробно, однако напомню о двух аспектах: а) необходимости дать обратную связь каждому поставщику не просто с сообщением “выбрали/не выбрали”, а “почему выбрали и чего ожидаем, что надо улучшить” и “почему не выбрали, что предлагаем сделать, чтобы выбрали в следующий раз”; б) выбирать не на основе только цены, а на основе совокупной стоимости владения и тех требований, которые определили ранее. Правильная процедура, правильные критерии оценки и правильная, стимулирующая развиваться, обратная связь - это второй важный шаг к управлению поставщиками. Здесь уже появляются проекты программ развития и стимулирования поставщиков и планов коммуникации.
-
Контрактация. Здесь обратите внимание не только на предотвращение рисков, но и на KPI поставщиков в договоре, пересмотр контрактов для стимуляции качества работы поставщиков, пересмотр цен на основе индексов и формульного ценообразования, оптимизацию условий и получение дополнительных сервисов и бонусов в рамках закупочной цены.
-
Настала пора оценки деятельности поставщиков. Регулярной. Четкой. Основанной на предыдущих шагах. Рейтинг поставщиков у нас будет постоянно меняться от момента квалификации до каждой следующей поставки. Важно грамотно определить показатели, критерии и способы оценки деятельности. Теперь у вас есть лидеры, середнячки и аутсайдеры, но даже лидеры не дотягивают до необходимого уровня, поэтому вступают в силу на этом шаге более детализированные программы развития и стимулирования поставщиков к совершенствованию деятельности. В плане коммуникации появляются конкретные даты, цели и способы, а в графике аудитов появляется ситуативный аудит.
-
Мало оценить деятельность поставщиков - надо дать им четкую обратную связь с предложением улучшений и стимулированием конкуренции (“дотянете до уровня N, дадим вам больший объем” и т.п.). Развивающая обратная связь поставщику - целое искусство. Учимся обратной связи на тренингах по переговорам и по управлению эффективностью деятельности поставщиков. Каждая обратная связь даст вам еще один штрих к портрету поставщиков и пониманию, как далеко вы продвинулись в повышении эффективности поставок.
-
Программы развития. Их много. Они разные. Есть единые подходы, но каждая компания находит собственные способы и индивидуальные подходы к конкретным поставщикам. Здесь важно понимать, что программы развития применяются фактически ко всем поставщикам, просто степень их сложности зависит от значимости материала и степени риска поставок. На вашем предприятии будет примерно 9-12 уровней сложности программ развития. Здесь на постоянной основе действует план коммуникаций с поставщиком с конкретными мероприятиями. Не забудьте распределить мероприятия между членами вашей кросс-функциональной команды. (Ох, тут кажется что-то про стейхолдер-менеджмент и кросс-функциональные команды? Ну а кто сказал, что закупщик может мало знать? :) )
-
Интеграция с ключевыми поставщиками. С 10 по 12 уровни сложности программ развития. Может быть частичная интеграция (на уровне отдельных подразделений и частей информационных систем), может быть полная - до создания стратегических альянсов и совместных предприятий. Это отдельная большая тема. И на эту тему разработала отдельный тренинг по управлению взаимоотношениями с ключевыми поставщиками.
Вот мы с вами и рассмотрели 9 шагов создания надежного поставщика. Всего две странички. 832 слов, 5549 знаков. Вам необходимо будет сделать не меньше 5549 больших и малых действий в течение ближайших двух лет. И дальше, разумеется. Всем терпения, креативности и методичности в создании своих поставщиков!
