Ваш браузер устарел. Рекомендуем обновить его до последней версии.

Как отслеживать наличие расходных материалов на минискладе

Опубликовано 08.10.2014

Руководитель, не будь равнодушным прохожим!

Внимательный наблюдатель на каждом шагу видит очень много потерь, даже если не присматривается. Клиника. Дорогая. С приставкой "престиж". В лотке с надписью "чистые бахилы" пусто. Спрашиваю у девочек, они сокрушаются: "Закончились. Мы пробежали по всем аптекам в районе - нет нигде! Заказали, но нам только послезавтра привезут". Спрашиваю, отчего же раньше не заказали, отвечают, что они все время были, много было, а тут раз - и кончились. Хорошо, что на улице солнечно и сухо, когда такое "внезапно" случается )) Вроде, расходники - ерунда, казалось бы - ведь не производственный материал, но вполне понятно, что и в остальных процессах есть проблемы однозначно.

Перейдем сразу к что делать:
1. вести учет и статистику непроизводственных малоценных материалов тоже необходимо, чтобы знать средний расход в день, неделю, месяц, квартал

2. найти поставщика, время выполнения заказа у которого минимально (день в день или на следующий день после размещения заказа), для крайних случаев иметь контакты поставщика, выполняющего срочные поставки

3. в зависимости от времени выполнения заказа и среднего расхода материала в день сформировать правило пополнения запаса (точка заказа). Например, если время выполнения заказа поставщиком 3 дня, 1 день оставим для внутренней заявки (с момента обнаружения потребности до момента размещения заказа у поставщика), то точкой заказа будет наличие запаса на 4 дня. Есть еще непредвиденные случаи (пациенты набежали, гости приходили и т.п.) - сформируем страховой запас на 2 дня. Получили правило пополнения запаса - осуществлять заказ в тот момент, когда у нас осталось материала на 6 дней.

4. чтобы не пропустить момент, повесим на юнит (например, коробки как раз хватает на 6 дней) большой пластиковый или картонный ярлык, на котором написано, что открывая эту коробку и снимаая ярлык (привяжите его так, чтобы невозможно было открыть коробку без снятия ярлыка) вы обязаны отнести девочке Насте, которая отвечает за заказ, этот ярлык и если ее нет на месте, то положить на клавиатуру или повесить на монитор. Идея понятна - физический яркий предмет с инструкцией, который толкнет заказ ("канбаном" такая штука называется). Можно еще один канбан продублировать в коробке или на полке.

5. проинструктируйте всех, кто к этом материалу прикасается, что есть такое правило, дополните инструкцией на стене

6. введите чек-лист проверочный, который сестра-хозяйка будет регулярно (ежедневно, скорее всего) заполнять, проверяя имеющиеся запасы. Чек-лист заполняется физически, т.е. не просто галочка ставится, а сначала проверяется глазками и ручками наличие (не в компьютере, а на полке, а яркий канбан ей поможет). При правильной организации минисклада это действие займет совсем мало времени - намного меньше, чем бегать по всем аптекам района и обзванивать кучу поставщиков. И стоить будет значительно меньше, чем потеря репутации в глазах клиентов, нервы персонала и прочие "плюшки", связанные с отсутствием такой мелочевки. Заполнение листов кто-то из руководства периодически и спонтанно должен проверять - положено в 20:15 заполнять чек-лист на складе, значит, завотделением заходит в это время и наблюдает, как проходит заполнение чек-листа. Первое время чаще проверять, пока не станет нормой, потом уже можно реже.

7. Дешевые расходные материалы с достаточно стабильным потреблением, если они занимают мало места на складе (помещение позволяет), можно заказывать по модели "фиксированный период - фиксированный объем", т.е.заказывать, предположим, раз в месяц (например, каждое 25 число месяца) определенный объем (например, 10 упаковок). Учитывая сезонность, можно изменить объемы заказа, но сохранить период, что позволит достаточно регулярно отслеживать наличие материала и предотвратит "внезапное" исчезновение. Для расчета объема заказа среднее потребление в день умножается на количество дней периода. Например, в день у вас в среднем 45 посетителей, вы работаете без выходных, значит вам потребуется на месяц 1395 штук; учтем время выполнения заказа и непредвиденное увеличение расхода и сформируем страховой запас на 6 дней (время выполнения заказа 4 дня + двухдневная норма на непредвиденное увеличение потребления, случаи дефицита у поставщиков и прочие обстоятельства). Помним, что страховой запас мы отмечаем канбаном, который просигналит о необходимости сделать заказ, даже если еще не наступила определенная дата заказа. Такая модель пополнения запаса работает для стабильно потребляемых недорогих материалов (группа СХ или СY), которые стоят недорого и не занимают много места на складе. При объемном товаре, который займет много места на складе, нужно выбирать меньший период. 

 

Описала минимум, но обязательный, если вы хотите, чтобы сотрудники не бегали с выпученными глазами по району в поисках "внезапно" закончившихся бахил. Сегодня бахилы вовремя не заказали, а завтра (146% гарантии) "случайно" не окажется пломбировочного материала или шприцы все также внезапно закончатся.

Идите и узнайте, как у вас обеспечивается потребность в материалах! Сейчас :)

 

P.S. При формировании запаса и правил пополнения запаса все время помним о балансе издержек по процессу (операции по оформлению заказа, обслуживанию запаса и проч. занимают определенное время персонала и стоят денег) и издержек дефицита (что мы потеряем из-за отсутствия материала/товара).

Поделитесь, если понравилась заметка

Среди клиентов:

Обучение отдела закупок

 

 Тренинги по закупкам >>>

Расписание тренингов

 

 Выбрать тренинг по закупкам 2016 >>>

Блог Натальи Уразовой

 

Заметки о закупках >>>